Як пераўтварыць файлы Excel у фармат CSV

CSV (Значэнні, падзеленыя коскамі) - гэта распаўсюджаны фармат для захоўвання таблічных даных (лікавых і тэкставых) у выглядзе звычайнага тэксту. Гэты фармат файла з'яўляецца папулярным і ўстойлівым з-за таго, што велізарная колькасць праграм і прыкладанняў разумеюць CSV, па меншай меры, як альтэрнатыўны фармат файла для імпарту / экспарту. Акрамя таго, фармат CSV дазваляе карыстальніку зазірнуць у файл і адразу знайсці праблему з дадзенымі, калі яна ёсць, змяніць падзельнік CSV, правілы цытавання і гэтак далей. Гэта магчыма таму, што CSV - гэта просты тэкст, і нават не вельмі дасведчаны карыстальнік лёгка разбярэцца ў ім без спецыяльнай падрыхтоўкі.

У гэтым артыкуле мы даведаемся хуткія і эфектыўныя спосабы экспарту даных з Excel у CSV і даведаемся, як пераўтварыць файл Excel у CSV без скажэння ўсіх спецыяльных і замежных сімвалаў. Тэхнікі, апісаныя ў артыкуле, працуюць ва ўсіх версіях Excel 2013, 2010 і 2007.

• Пераўтварэнне даных з Excel у фармат CSV
• Экспарт з Excel у фармат CSV UTF-8 або UTF-16
• Іншыя спосабы пераўтварэння з Excel у CSV (з захаваннем спецыяльных сімвалаў)

Як пераўтварыць файл Excel у CSV

Калі вы хочаце экспартаваць файл Excel у іншае прыкладанне, напрыклад, адрасную кнігу Outlook або базу дадзеных Access, спачатку пераўтварыце ліст Excel у файл CSV, а потым імпартуйце файл . Csv у іншае прыкладанне. Ніжэй прыводзіцца пакрокавая інструкцыя аб тым, як экспартаваць кнігу Excel у фармат CSV з дапамогай інструмента Excel - "Захаваць як.

1. У кнізе Excel адкрыйце ўкладку Размовы (Файл) і націсніце Захаваць як (Захаваць як). Акрамя таго, дыялогавае акно Захаванне дакумента (Захаваць як) можна адкрыць, націснуўшы клавішу F12.
2. У тып файла (Захаваць як тып) выбраць CSV (падзеленыя коскамі) (CSV (падзелены коскамі)).У дадатак да CSV (падзеленыя коскамі), даступныя некалькі іншых варыянтаў фармату CSV:
   • CSV (падзеленыя коскамі) (CSV (падзелены коскамі)). Гэты фармат захоўвае даныя Excel у выглядзе тэкставага файла з падзельнікамі коскамі і можа выкарыстоўвацца ў іншым дадатку Windows і ў іншай версіі аперацыйнай сістэмы Windows.
   • CSV (Macintosh). Гэты фармат захоўвае кнігу Excel як файл з падзельнікамі коскамі для выкарыстання ў аперацыйнай сістэме Mac.
   • CSV (MS DOS). Захоўвае кнігу Excel у выглядзе файла з падзельнікамі коскамі для выкарыстання ў аперацыйнай сістэме MS-DOS.
   • тэкст юнікод (Тэкст Unicode (*txt)). Гэты стандарт падтрымліваецца практычна ўсімі існуючымі аперацыйнымі сістэмамі, уключаючы Windows, Macintosh, Linux і Solaris Unix. Ён падтрымлівае сімвалы амаль усіх сучасных і нават некаторых старажытных моў. Такім чынам, калі кніга Excel змяшчае дадзеныя на замежных мовах, я рэкамендую спачатку захаваць яе ў фармаце тэкст юнікод (Тэкст Unicode (*txt)), а затым пераўтварыць у CSV, як апісана далей у Экспарт з Excel у фармат CSV UTF-8 або UTF-16.

нататка: Усе згаданыя фарматы захоўваюць толькі актыўны ліст Excel.

3. Выберыце папку для захавання файла CSV і націсніце захаваць (Захаваць).Пасля націску захаваць (Захаваць) з'явяцца два дыялогавыя вокны. Не хвалюйцеся, гэтыя паведамленні не азначаюць памылку, так і павінна быць.
4. Першае дыялогавае акно нагадвае вам пра гэта У файл абранага тыпу можа быць захаваны толькі бягучы аркуш (Выбраны тып файла не падтрымлівае працоўныя кнігі, якія змяшчаюць некалькі аркушаў). Каб захаваць толькі бягучы ліст, проста націсніце OK.Калі вы хочаце захаваць усе аркушы кнігі, націсніце ануляванне (Адмена) і захавайце ўсе аркушы кнігі асобна з адпаведнымі імёнамі файлаў, ці вы можаце выбраць іншы тып файла, які падтрымлівае некалькі старонак.
5. Пасля націску кнопкі OK у першым дыялогавым акне з'явіцца другое, якое папярэджвае, што некаторыя функцыі стануць недаступнымі, таму што яны не падтрымліваюцца фарматам CSV. Гэта так і павінна быць, таму проста націсніце ды (Так).

Вось як ліст Excel можа быць захаваны ў выглядзе файла CSV. Хутка і проста, і тут наўрад ці могуць узнікнуць цяжкасці.

Экспарт з Excel у CSV з кадоўкай UTF-8 або UTF-16

Калі аркуш Excel змяшчае якія-небудзь спецыяльныя або замежныя сімвалы (тыльда, акцэнты і да т.п.) або іерогліфы, то пераўтварэнне ліста Excel у CSV спосабам, апісаным вышэй, не атрымаецца.

Справа ў тым, што каманда Захаваць як > CSV (Захаваць як > CSV) сапсуе ўсе сімвалы, акрамя ASCII (Амерыканскі стандартны код для абмену інфармацыяй). А калі на аркушы Excel ёсць падвойныя двукоссі або доўгія працяжнікі (перанесеныя ў Excel, напрыклад, з дакумента Word пры капіяванні / ўстаўцы тэксту) - такія сімвалы таксама будуць здрабняцца.

Лёгкае рашэнне - захавайце ліст Excel як тэкставы файл Юнікод (.txt), а затым пераўтварыць яго ў CSV. Такім чынам, усе не-ASCII сімвалы застануцца некранутымі.

Перш чым рухацца далей, дазвольце мне коратка растлумачыць асноўныя адрозненні паміж кадоўкамі UTF-8 і UTF-16, каб у кожным асобным выпадку вы маглі выбраць прыдатны фармат:

• UTF-8 гэта больш кампактная кадоўка, якая выкарыстоўвае ад 1 да 4 байтаў для кожнага сімвала. Часцей за ўсё рэкамендуецца выкарыстоўваць гэты фармат, калі ў файле пераважаюць сімвалы ASCII, так як большасць з гэтых сімвалаў патрабуе 1 байт памяці. Яшчэ адна перавага заключаецца ў тым, што кадзіроўка файла UTF-8, які змяшчае толькі сімвалы ASCII, нічым не адрозніваецца ад таго ж файла ASCII.
• UTF-16 выкарыстоўвае ад 2 да 4 байтаў для захоўвання кожнага сімвала. Звярніце ўвагу, што не ва ўсіх выпадках файл UTF-16 патрабуе больш месца ў памяці, чым файл UTF-8. Напрыклад, японскія сімвалы займаюць ад 3 да 4 байтаў у UTF-8 і ад 2 да 4 байтаў у UTF-16. Такім чынам, мае сэнс выкарыстоўваць UTF-16, калі дадзеныя ўтрымліваюць азіяцкія сімвалы, у тым ліку японскія, кітайскія і карэйскія. Асноўным недахопам гэтай кадыроўкі з'яўляецца тое, што яна не цалкам сумяшчальная з файламі ASCII і патрабуе спецыяльных праграм для адлюстравання такіх файлаў. Майце гэта на ўвазе, калі вы плануеце імпартаваць атрыманыя файлы з Excel куды-небудзь яшчэ.

Як пераўтварыць файл Excel у CSV UTF-8

Дапусцім, у нас ёсць ліст Excel з замежнымі іерогліфамі, у нашым прыкладзе гэта японскія імёны.

Каб экспартаваць гэты ліст Excel у файл CSV, захоўваючы пры гэтым усе іерогліфы, мы зробім наступнае:

1. У Excel адкрыйце ўкладку Размовы (Файл) і націсніце Захаваць як (Захаваць як).
2. Увядзіце імя файла ў поле тып файла (Захаваць як тып) выбраць тэкст юнікод (Тэкст Unicode (*.txt)) і націсніце захаваць (Захаваць).
3. Адкрыйце створаны файл у любым стандартным тэкставым рэдактары, напрыклад, у нататніку.

нататка: Не ўсе простыя тэкставыя рэдактары цалкам падтрымліваюць сімвалы Unicode, таму некаторыя з іх могуць выглядаць прамавугольнікамі. У большасці выпадкаў гэта ніякім чынам не паўплывае на канчатковы файл, і вы можаце проста праігнараваць яго або выбраць больш прасунуты рэдактар, напрыклад Notepad++.

4. Паколькі наш тэкставы файл Unicode выкарыстоўвае сімвал табуляцыі ў якасці раздзяляльнікаў, і мы хочам пераўтварыць яго ў CSV (з падзельнікамі коскамі), нам трэба замяніць сімвалы табуляцыі коскамі.

нататка: Калі няма строгай неабходнасці атрымаць файл з падзельнікамі коскамі, але вам патрэбен любы файл CSV, які Excel можа зразумець, то гэты крок можна прапусціць, так як Microsoft Excel выдатна разумее файлы з падзельнікам - tabulation.

4. Калі вам усё яшчэ патрэбны файл CSV (падзелены коскамі), то зрабіце наступнае ў нататніку:
   • Выберыце сімвал табуляцыі, пстрыкніце яго правай кнопкай мышы і ў кантэкстным меню націсніце Скапіяваць (Капіяваць), або проста націсніце Ctrl + C,як паказана на малюнку ніжэй.
   • прэс Ctrl + H,каб адкрыць дыялогавае акно сурагат (Замяніць) і ўставіць скапіраваны сімвал табуляцыі ў поле Што (Знайдзі што). У гэтым выпадку курсор перамесціцца ўправа - гэта азначае, што ўстаўлены сімвал табуляцыі. У полі чым (Замяніць на) увядзіце коску і націсніце Замяніць усё (Замяніць усе).

   У нататніку вынік будзе прыкладна такім:

   

5. націсніце Размовы > Захаваць як (Файл > Захаваць як), увядзіце назву файла і ў выпадальным спісе кадаваньне (Кадзіроўка) выбраць UTF-8… Затым націсніце кнопку захаваць (Захаваць).
6. Запусціце Правадыр Windows і зменіце пашырэнне файла з .txt on . Csv.Змяніць пашырэнне па-рознаму .txt on . Csv Вы можаце зрабіць гэта непасрэдна ў нататніку. Для гэтага ў дыялогавым акне Захаваць як (Захаваць як) у полі тып файла (Захаваць як тып) выберыце варыянт Усе файлы (Усе файлы), і дадайце «.csv» да назвы файла ў адпаведным полі, як паказана на малюнку ніжэй.
7. Адкрыйце файл CSV у Excel, для гэтага на ўкладцы Размовы (Філе) замясіць адкрыты > Тэкставыя файлы (Адкрыць > Тэкставыя файлы) і праверце, ці ў парадку даныя.

нататка: Калі ваш файл прызначаны для выкарыстання па-за межамі Excel і патрабуецца фармат UTF-8, не ўносіце ніякіх змяненняў у аркуш і не захоўвайце яго зноў у Excel, бо гэта можа прывесці да праблем з чытаннем кадоўкі. Калі частка дадзеных не адлюстроўваецца ў Excel, адкрыйце гэты ж файл у нататніку і выпраўце дадзеныя ў ім. Не забудзьцеся зноў захаваць файл у фармаце UTF-8.

Як пераўтварыць файл Excel у CSV UTF-16

Экспарт у файл CSV UTF-16 нашмат хутчэй і прасцей, чым экспарт у UTF-8. Справа ў тым, што Excel аўтаматычна прымяняе фармат UTF-16, калі вы захоўваеце файл як тэкст юнікод (Тэкст Unicode).

Для гэтага захавайце файл з дапамогай інструмента Захаваць як (Захаваць як) у Excel, а затым у правадыру Windows зменіце пашырэнне створанага файла на . Csv. Гатова!

Калі вам патрэбен файл CSV з кропкай з коскай або кропкай з коскі ў якасці раздзяляльніка, заменіце ўсе сімвалы табуляцыі коскамі або кропкай з коскі адпаведна ў нататніку або любым іншым тэкставым рэдактары па вашаму выбару (падрабязныя інструкцыі аб тым, як гэта зрабіць, глядзіце раней у гэтым артыкуле).

Іншыя спосабы пераўтварэння файлаў Excel у CSV

Апісаныя вышэй метады экспарту дадзеных з Excel ў CSV (UTF-8 і UTF-16) з'яўляюцца універсальнымі, гэта значыць падыходзяць для працы з любымі спецыяльнымі сімваламі і ў любой версіі Excel ад 2003 да 2013.

Ёсць шмат іншых спосабаў пераўтварэння даных з Excel у фармат CSV. У адрозненне ад рашэнняў, паказаных вышэй, гэтыя метады не прывядуць да чыстага файла UTF-8 (гэта не адносіцца да OpenOffice, які можа экспартаваць файлы Excel у некалькіх варыянтах кадавання UTF). Але ў большасці выпадкаў выніковы файл будзе ўтрымліваць правільны набор сімвалаў, які затым можна бязбольна пераўтварыць у фармат UTF-8 з дапамогай любога тэкставага рэдактара.

Пераўтварыце файл Excel у CSV з дапамогай табліц Google

Як аказалася, вельмі проста пераўтварыць файл Excel у CSV з дапамогай Google Sheets. Пры ўмове, што Google Drive ужо ўсталяваны на вашым кампутары, выканайце наступныя 5 простых крокаў:

1. У Google Drive націсніце кнопку Ствараць (Стварыць) і выбраць табліца (Электронная табліца).
2. У меню Размовы (Філе) замясіць Імпартаваць (Імпарт).
3. націсніце спампаваць (Загрузіць) і абярыце файл Excel для загрузкі з вашага кампутара.
4. У дыялогавым акне Impфайл орт (Імпартаваць файл) выбраць Замяніць стол (Замяніць табліцу) і націсніце Імпартаваць (Імпарт).

Савет: Калі файл Excel адносна невялікі, то для эканоміі часу вы можаце перанесці дадзеныя з яго ў электронную табліцу Google з дапамогай капіявання / ўстаўкі.

5. У меню Размовы (Філе) замясіць Спампаваць як (Спампаваць як), абярыце тып файла CSV – файл будзе захаваны на кампутары.

Нарэшце, адкрыйце згенераваны файл CSV у любым тэкставым рэдактары, каб пераканацца, што ўсе сімвалы захаваны правільна. На жаль, файлы CSV, створаныя такім чынам, не заўсёды правільна адлюстроўваюцца ў Excel.

Захавайце файл .xlsx як .xls, а потым пераўтварыце ў файл CSV

Гэты спосаб не патрабуе дадатковых каментароў, так як з назвы ўсё зразумела.

Я знайшоў гэтае рашэнне на адным з форумаў, прысвечаных Excel, не памятаю ўжо на якім. Шчыра кажучы, я ніколі не карыстаўся гэтым метадам, але, на думку многіх карыстальнікаў, некаторыя спецыяльныя сімвалы губляюцца пры захаванні непасрэдна з . Xlsx в . Csv, але застаюцца, калі першы . Xlsx захаваць як . Xls, а потым падабаецца . Csv, як мы рабілі ў пачатку гэтага артыкула.

У любым выпадку паспрабуйце гэты метад стварэння файлаў CSV з Excel для сябе, і калі ён спрацуе, гэта добра зэканоміць час.

Захаванне файла Excel у выглядзе CSV з дапамогай OpenOffice

OpenOffice - гэта набор прыкладанняў з адкрытым зыходным кодам, які ўключае прыкладанне для электронных табліц, якое выдатна спраўляецца з экспартам даных з Excel у фармат CSV. Фактычна, гэта дадатак дае вам доступ да большай колькасці опцый пры пераўтварэнні электронных табліц у файлы CSV (кадзіроўка, раздзяляльнікі і г.д.), чым Excel і Google Sheets разам узятыя.

Проста адкрыйце файл Excel у OpenOffice Calc, націсніце Размовы > Захаваць як (Файл > Захаваць як) і выберыце тып файла Тэкст CSV (Тэкст CSV).

Наступны крок - выбар значэнняў параметраў кадаваньне (Наборы сімвалаў) и Раздзяляльнік палёў (Раздзяляльнік палёў). Вядома, калі мы хочам стварыць файл CSV UTF-8 з коскамі ў якасці раздзяляльнікаў, абярыце UTF-8 і ўвядзіце коску (,) у адпаведныя палі. Параметр Раздзяляльнік тэксту (Раздзяляльнік тэксту) звычайна пакідаюць без змен – двукоссе (“). Наступны клік OK.

Сапраўды гэтак жа для хуткага і бязбольнага пераўтварэння з Excel у CSV можна скарыстацца іншым дадаткам – LibreOffice. Пагадзіцеся, было б выдатна, калі б у Microsoft Excel была прадугледжаная магчымасць таксама наладжваць параметры пры стварэнні файлаў CSV.

У гэтым артыкуле я распавядаў пра вядомыя мне метады пераўтварэння файлаў Excel у CSV. Калі вы ведаеце больш эфектыўныя спосабы экспарту з Excel у CSV, раскажыце пра гэта ў каментарах. Дзякуй за ўвагу!