Як знайсці і выдаліць дублікаты ў Excel. 5 метадаў пошуку і выдалення дублікатаў у Excel

Не сакрэт, што ў Excel часта даводзіцца працаваць з вялікімі табліцамі, якія змяшчаюць велізарную колькасць інфармацыі. У той жа час такі аб'ём інфармацыі пры апрацоўцы можа выклікаць збоі або няправільныя разлікі пры выкарыстанні розных формул або фільтрацыі. Асабліва гэта адчуваецца, калі даводзіцца працаваць з фінансавай інфармацыяй.

Таму, каб спрасціць працу з такім масівам інфармацыі і выключыць верагоднасць памылак, разбяром, як менавіта працаваць з радкамі ў Excel і выкарыстоўваць іх для выдалення дублікатаў. Гэта можа здацца складаным, але разабрацца ў гэтым даволі проста, асабліва калі пад рукой ёсць цэлых пяць метадаў працы з пошукам і выдаленнем дублікатаў.

Спосаб 1: Выдаліце ​​​​паўторныя радкі ўручную

Першы крок - разгледзець магчымасць выкарыстання самага простага спосабу барацьбы з дублікатамі. Гэта ручной спосаб, які прадугледжвае выкарыстанне ўкладкі «Дадзеныя»:

1. Спачатку трэба вылучыць усе вочкі табліцы: заціснуўшы ЛКМ, вылучыце ўсю вобласць вочак.
2. У верхняй частцы панэлі інструментаў вам трэба выбраць раздзел «Дадзеныя», каб атрымаць доступ да ўсіх неабходных інструментаў.
3. Уважліва разглядаем наяўныя значкі і выбіраем той, у якога два слупка вочак, афарбаваных у розныя колеры. Калі навесці курсор на гэты значок, з'явіцца назва «Выдаліць дублікаты».
4. Каб эфектыўна выкарыстоўваць усе параметры дадзенага раздзела, дастаткова быць уважлівым і не спяшацца з наладамі. Напрыклад, калі ў табліцы ёсць «Загаловак», то абавязкова звярніце ўвагу на пункт «Мае дадзеныя ўтрымліваюць загалоўкі», яго трэба адзначыць.

5. Далей ідзе акно, якое адлюстроўвае інфармацыю па слупках. Вам трэба выбраць слупкі, якія вы хочаце праверыць на наяўнасць дублікатаў. Лепш выбраць усе, каб звесці да мінімуму прапушчаныя дублі.

6. Калі ўсё будзе гатова, яшчэ раз праверце пазначаную інфармацыю і націсніце OK.
7. Excel аўтаматычна прааналізуе выбраныя вочкі і выдаліць усе адпаведныя параметры.
8. Пасля поўнай праверкі і выдалення дублікатаў з табліцы ў праграме з'явіцца акно, у якім будзе паведамленне аб завяршэнні працэсу і інфармацыя аб тым, колькі адпаведных радкоў было выдалена.

Вам проста трэба націснуць «ОК» і можна лічыць, што ўсё гатова. Уважліва выконвайце кожнае дзеянне, і вынік вас дакладна не расчаруе.

Спосаб 2: Выдаленне дублікатаў з дапамогай Smart Table

Зараз давайце больш падрабязна разгледзім яшчэ адзін карысны метад выдалення дублікатаў, які заснаваны на выкарыстанні «разумнай табліцы». Дастаткова прытрымлівацца наступных рэкамендацый:

1. Перш за ўсё, абярыце ўсю табліцу, да якой вы хочаце прымяніць разумны алгарытм аўтаматычнай апрацоўкі інфармацыі.

2. Цяпер скарыстайцеся панэллю інструментаў, дзе трэба выбраць раздзел «Галоўная», а затым знайсці «Фарматаваць як табліцу». Гэты значок звычайна знаходзіцца ў падраздзеле «Стылі». Засталося скарыстацца спецыяльнай стрэлкай ўніз побач з абразком і выбраць стыль афармлення стала, які вам больш за ўсё спадабаўся.

3. Калі ўсё зроблена правільна, з'явіцца дадатковае паведамленне аб фарматаванні табліцы. Ён вызначае дыяпазон, для якога будзе прымяняцца функцыя Smart Table. А калі вы папярэдне вылучылі неабходныя ячэйкі, то дыяпазон будзе пазначаны аўтаматычна, і вам застанецца толькі праверыць яго.

4. Засталося толькі пачаць пошук і далейшае выдаленне дублікатаў радкоў. Для гэтага неабходна выканаць дадатковыя дзеянні:
   • навесці курсор на адвольную ячэйку табліцы;
   • у верхняй панэлі інструментаў абярыце раздзел «Дызайн табліцы»;
   • шукаем значок у выглядзе двух слупкоў вочак з розным колерам, пры навядзенні на іх будзе адлюстроўвацца надпіс «Выдаліць дублікаты»;
   • выканайце дзеянні, указаныя намі ў першым метадзе пасля выкарыстання дадзенага значка.

Звяртаць увагу! Гэты метад валодае унікальнай уласцівасцю - дзякуючы яму можна будзе без абмежаванняў працаваць з табліцамі розных дыяпазонаў. Любая выбраная вобласць падчас працы з Excel будзе старанна прааналізавана на наяўнасць дублікатаў.

Спосаб 3: Выкарыстанне фільтра

Зараз звернем увагу на спецыяльны спосаб, які дазваляе не выдаляць дублікаты з табліцы, а проста хаваць іх. Фактычна гэты метад дазваляе адфарматаваць табліцу такім чынам, каб нішто не перашкаджала далейшай працы з табліцай і можна было візуальна атрымліваць толькі актуальную і карысную інфармацыю. Каб рэалізаваць гэта, вам проста трэба выканаць наступныя дзеянні:

1. Першы крок - выбраць усю табліцу, у якой вы збіраецеся маніпуляваць, каб выдаліць дублікаты.
2. Цяпер перайдзіце ў раздзел «Дадзеныя» і адразу перайдзіце ў падраздзел «Фільтр».

3. Відавочным прыкметай спрацоўвання фільтра з'яўляецца наяўнасць у шапцы табліцы спецыяльных стрэлачак, пасля чаго вам дастаткова скарыстацца імі і пазначыць інфармацыю аб дублікатах (напрыклад, слова або абазначэнне ў пошуку) .

Такім чынам, можна адразу ж адфільтраваць усе дублікаты і правесці з імі дадатковыя маніпуляцыі.

Пашыраны фільтр для пошуку дублікатаў у Excel

Ёсць яшчэ адзін дадатковы спосаб выкарыстання фільтраў у Excel, для гэтага вам спатрэбіцца:

1. Выканайце ўсе дзеянні папярэдняга спосабу.
2. У акне інструментара выкарыстоўвайце значок «Дадаткова», які знаходзіцца побач з тым жа фільтрам.

3. Пасля выкарыстання гэтага значка вам проста трэба звярнуць увагу на акно дадатковых налад. Гэты пашыраны набор інструментаў дазволіць вам азнаёміцца ​​з першапачатковай інфармацыяй:
   • спачатку трэба праверыць зададзены дыяпазон табліцы, каб ён адпавядаў таму, што вы адзначылі;
   • абавязкова пастаўце галачку «Толькі унікальныя запісы»;
   • калі ўсё гатова, застаецца толькі націснуць на кнопку «ОК».

4. Пасля выканання ўсіх рэкамендацый усё, што вам трэба зрабіць, гэта зірнуць на табліцу і пераканацца, што дублікаты больш не адлюстроўваюцца. Гэта будзе адразу відаць, калі вы паглядзіце на інфармацыю ўнізе злева, якая адлюстроўвае колькасць радкоў, якія адлюстроўваюцца на экране.

Важна! Калі трэба вярнуць усё ў першапачатковы выгляд, то зрабіць гэта максімальна проста. Дастаткова проста адмяніць фільтр, выканаўшы аналагічныя дзеянні, якія былі пазначаны ў інструкцыі па метадзе.

Спосаб 4: Умоўнае фарматаванне

Умоўнае фарматаванне - гэта спецыяльны інструментар, які выкарыстоўваецца пры вырашэнні мноства задач. Вы можаце выкарыстоўваць гэты інструмент для пошуку і выдалення дублікатаў у табліцы. Для гэтага вам трэба будзе зрабіць наступнае:

1. Як і раней, спачатку трэба будзе вылучыць вочкі табліцы, якія вы плануеце адфарматаваць.
2. Зараз варта перайсці ва ўкладку «Галоўная» і знайсці спецыяльны значок «Умоўнае фарматаванне», які знаходзіцца ў падраздзеле «Стылі».

3. Пасля выканання дзеянняў вы атрымаеце доступ да акна пад назвай «Правілы выбару вочак», затым трэба выбраць пункт «Паўтаральныя значэння».

4. Абавязкова звярніце ўвагу на налады фарматавання, іх варта пакінуць без змен. Адзінае, што можна змяніць, - гэта каляровую маркіроўку ў адпаведнасці з вашымі перавагамі. Калі ўсё будзе гатова, можна націснуць «ОК».

5. Дзякуючы такім дзеянням вы можаце вылучыць усе дублікаты іншым колерам і пачаць з імі працаваць у далейшым.

Увага! Асноўным недахопам гэтага спосабу з'яўляецца тое, што пры выкарыстанні такой функцыі адзначаюцца абсалютна ўсе аднолькавыя значэння, а не толькі тыя варыянты, дзе супадае ўся радок. Варта запомніць гэты нюанс, каб пазбегнуць праблем са глядзельным успрыманнем і зразумець, як менавіта дзейнічаць і на што звярнуць увагу.

Спосаб 5: Формула для выдалення паўтаральных радкоў

Гэты спосаб з'яўляецца самым складаным з усіх пералічаных, так як прызначаны выключна для тых карыстальнікаў, якія разбіраюцца ў функцыях і асаблівасцях дадзенай праграмы. Бо метад прадугледжвае выкарыстанне складанай формулы. Выглядае гэта так: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). Цяпер трэба вызначыцца, як менавіта яго выкарыстоўваць і дзе ўжываць:

1. Першы крок - дадаць новы слупок, які будзе прысвечаны выключна дублікатам.

2. Выдзеліце верхнюю ячэйку і ўвядзіце ў яе формулу: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. Цяпер вылучыце ўвесь слупок для дублікатаў, не дакранаючыся загалоўка.

• Пастаўце курсор у канец формулы, толькі будзьце асцярожныя з гэтым пунктам, так як формула не заўсёды добра бачная ў вочку, лепш скарыстацца верхняй радком пошуку і ўважліва паглядзець на правільнае размяшчэнне курсора.
• Пасля ўстаноўкі курсора неабходна націснуць кнопку F2 на клавіятуры.
• Пасля гэтага трэба націснуць камбінацыю клавіш «Ctrl + Shift + Enter».

4. Дзякуючы выкананым дзеянням можна будзе правільна запоўніць формулу неабходнай інфармацыяй з табліцы.

Пошук супадзенняў з дапамогай каманды Find

Зараз варта разгледзець яшчэ адзін цікавы варыянт пошуку дублікатаў. Спецыяльна для такога спосабу вам спатрэбіцца іншая формула, якая выглядае так: =COUNTIF(A:A, A2)>1.

Дадатковая інфармацыя! У гэтай формуле A2 азначае адзнаку першай ячэйкі з вобласці, у якой вы плануеце шукаць. Як толькі формула будзе ўведзена ў першую ячэйку, вы можаце перацягнуць значэнне і атрымаць неабходную інфармацыю. Дзякуючы такім дзеянням можна будзе размяркоўваць інфармацыю на «ПРАЎДА» і «ХЛУСНЯ». А калі трэба шукаць у абмежаванай вобласці, то пазначце дыяпазон пошуку і абавязкова замацуеце гэтыя пазначэння знакам $, што пацвердзіць фіксацыю і зробіць яе асновай.

Калі вас не задавальняе інфармацыя ў выглядзе «ПРАЎДА» або «ХЛУСНЯ», то прапануем выкарыстоўваць наступную формулу, якая структуруе інфармацыю: =IF(COUNTIF($A$2:$A$17, A2)>1;”Дублікат”;”Унікальны”). Карэктнае выкананне ўсіх дзеянняў дазволіць вам атрымаць усе неабходныя дзеянні і хутка справіцца з існуючай дублікатамі інфармацыі.

Як выкарыстоўваць зводную табліцу для пошуку дублікатаў

Дадатковым метадам выкарыстання функцый Excel для пошуку дублікатаў з'яўляецца зводная табліца. Праўда, для таго, каб ёй карыстацца, усё ж спатрэбіцца элементарнае ўяўленне аб усіх функцыях праграмы. Што тычыцца асноўных дзеянняў, то яны выглядаюць так:

1. Першы крок - стварэнне макета табліцы.
2. Вы павінны выкарыстоўваць адно і тое ж поле ў якасці інфармацыі для радкоў і значэнняў.
3. Выбраныя словы-супадзенні стануць асновай для аўтаматычнага падліку дублікатаў. Толькі не забывайце, што асновай функцыі падліку з'яўляецца каманда «COUNT». Для далейшага разумення майце на ўвазе, што ўсе значэнні, якія перавышаюць значэнне 1, будуць дублікатамі.

Звярніце ўвагу на скрыншот, на якім паказаны прыклад такога метаду.

Галоўная адметнасць гэтага метаду - адсутнасць якіх-небудзь формул. Яго можна смела браць на ўзбраенне, але для пачатку варта вывучыць асаблівасці і нюансы выкарыстання зводнай табліцы.

заключэнне

Цяпер у вас ёсць уся неабходная інфармацыя аб метадах выкарыстання пошуку і выдалення дублікатаў, а таксама ёсць рэкамендацыі і парады, якія дапамогуць вам хутка вырашыць праблему.