змест
Калі вам часта даводзіцца рассылаць тыя ці іншыя кнігі ці лісты па электроннай пошце, то вы павінны былі заўважыць, што гэтую працэдуру нельга назваць хуткай. Калі вы робіце гэта «класічна», то вам спатрэбіцца:
- адкрыць паштовую праграму (напрыклад, Outlook)
- стварыць новае паведамленне
- увядзіце адрас, тэму і тэкст
- далучыць файл да паведамлення (не забудзьцеся!)
- націсніце кнопку паслаць
На самай справе пошту можна лёгка адправіць непасрэдна з Excel рознымі спосабамі. Ідзі…
Спосаб 1: убудаваная адпраўка
Калі ў вас яшчэ стары добры Excel 2003, то тут усё проста. Адкрыйце патрэбную кнігу/аркуш і абярыце з меню Файл – Адправіць – Паведамленне (Файл — Адправіць — Атрымальнік пошты). Адкрыецца акно, у якім можна выбраць адзін з двух варыянтаў адпраўкі:
У першым выпадку бягучая кніга будзе дададзена ў паведамленне ў якасці ўкладання, у другім выпадку змесціва бягучага аркуша будзе пераходзіць непасрэдна ў тэкст паведамлення ў выглядзе тэкставай табліцы (без формул).
Акрамя таго, меню Файл - Адправіць (Файл — Адправіць) ёсць яшчэ некалькі экзатычных варыянтаў дастаўкі:
- Паведамленне (для разгляду) (Атрымальнік пошты для агляду) – адпраўляецца ўся працоўная кніга і пры гэтым для яе ўключаецца адсочванне змяненняў, гэта значыць пачынае выразна фіксавацца – хто, калі і ў якіх вочках якія змены ўносіў. Затым вы можаце адлюстраваць змены, зробленыя ў меню Сэрвіс – Выпраўленні – Вылучэнне выпраўленняў (Інструменты — Адсочваць змены — Вылучаць змены) або на ўкладцы Агляд – Выпраўленні (Агляд — адсочваць змены) Гэта будзе выглядаць прыблізна так:
Каляровыя рамкі адзначаюць змены, зробленыя ў дакуменце (кожны карыстальнік мае свой колер). Пры навядзенні мышы ўсплывае акно ў выглядзе нататкі з падрабязным апісаннем таго, хто, што і калі змяніў у гэтай ячэйцы. Гэта вельмі зручна для прагляду дакументаў, калі, напрыклад, вы рэдагуеце справаздачу сваіх падначаленых або начальнік рэдагуе вашу.
- Па маршруце (Атрымальнік маршрутызацыі) – паведамленне, куды будзе ўмацавана ваша кніга, пройдзе праз ланцужок адрасатаў, кожны з якіх аўтаматычна перашле яго далей, як эстафету. Пры жаданні вы можаце наладзіць вяртанне паведамлення да вас у канцы ланцужка. Вы можаце ўключыць адсочванне змяненняў, каб бачыць праўкі, зробленыя кожным удзельнікам ланцужка.
У новым Excel 2007/2010 сітуацыя крыху іншая. У гэтых версіях, каб адправіць кнігу поштай, трэба выбраць кнопку Офіс: (Кнопка Office) або ўкладка Размовы (Файл) і каманда паслаць (Адправіць). Далей карыстачу прапануецца набор варыянтаў адпраўкі:
Звяртаем вашу ўвагу, што ў новых версіях знікла магчымасць дасылаць асобны ліст працоўнай кнігі, устаўлены ў тэкст ліста – як гэта было ў Excel 2003 і пазнейшых. Застаўся адзіны варыянт - адправіць файл цалкам. Затое была карысная магчымасць дасылаць у добра вядомым фармаце PDF і менш вядомым XPS (падобны да PDF, але для чытання не патрабуе Acrobat Reader — адкрываецца непасрэдна ў Internet Explorer). Каманду адправіць кнігу на агляд можна выцягнуць у якасці дадатковай кнопкі на панэлі хуткага доступу праз Файл – Параметры – Панэль хуткага доступу – Усе каманды – Адправіць на агляд (Файл — Параметры — Панэль хуткага доступу — Усе каманды — Адправіць на агляд).
Спосаб 2. Простыя макрасы для адпраўкі
Адправіць макрас нашмат прасцей. Адкрыццё рэдактара Visual Basic праз меню Сэрвіс – Макрас – Рэдактар Visual Basic (Інструменты — Макрас — Рэдактар Visual Basic), устаўце новы модуль у меню Устаўка – модуль і скапіруйце туды тэкст гэтых двух макрасаў:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Copy With ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[email абаронены]", Subject:="Злавіць файл" .Close SaveChanges:=False End With End Sub Пасля гэтага скапіяваныя макрасы можна запускаць у меню Сэрвіс – Макра – Макрасы (Інструменты — Макра — Макрасы). SendWorkbook адпраўляе ўсю бягучую кнігу на ўказаны адрас, і Адправіць ліст — Аркуш1 як дадатак.
Калі вы запусціце макрас, Excel звяжацца з Outlook, у выніку чаго на экране з'явіцца наступнае паведамленне бяспекі:
Пачакайце, пакуль кнопка Вырашыць стане актыўным і націсніце яго, каб пацвердзіць сваю адпраўку. Пасля гэтага аўтаматычна згенераваныя паведамленні будуць змешчаны ў тэчку Outgoing і будзе адпраўлены атрымальнікам пры першым запуску Outlook або, калі ён запушчаны, адразу.
Спосаб 3. Універсальны макрас
А калі вы хочаце даслаць не бягучую кнігу, а любы іншы файл? І тэкст паведамлення таксама было б нядрэнна ўсталяваць! Папярэднія макрасы тут не дапамогуць, бо яны абмежаваныя магчымасцямі самога Excel, але вы можаце стварыць макрас, які будзе кіраваць Outlook з Excel - стварыце і запоўніце новае акно паведамлення і адпраўце яго. Макрас выглядае так:
Sub SendMail() Dim OutApp As Object. Dim OutMail. запушчана - выхад Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'стварыць новае паведамленне On Error Resume Next' запоўніць палі паведамленняў OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Значэнне .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send можна замяніць на Display для прагляду паведамлення перад адпраўкай .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup : Set OutApp = Нічога Application.ScreenUpdating = True End Sub Адрас, тэма, тэкст паведамлення і шлях да далучанага файла павінны знаходзіцца ў ячэйках A1:A4 бягучага аркуша.
- Групавая рассылка з Excel з надбудовай PLEX
- Макрасы для адпраўкі пошты з Excel праз Lotus Notes Дэніса Валенціна
- Што такое макрасы, куды ўставіць код макраса ў Visual Basic
- Стварэнне лістоў з дапамогай функцыі HYPERLINK