змест
Тайм-менеджмент «У мяне ёсць праца, і я апынуўся ў пастцы бескарыснай сустрэчы»
Эканаміст Пілар Лёрэт тлумачыць у «30-хвілінных сустрэчах», як максімальна аптымізаваць гэтыя працоўныя сустрэчы
Калі, апавяшчаючы аб новай сустрэчы на працы, вы хрыпіце з няўважлівасцю і пакорай, нешта не так. Гэтыя працоўныя прызначэнні павінны быць інструментамі для паляпшэння нашай прафесійнай працы, і часта яны аказваюцца проста марнаваннем часу.
Гэтая сітуацыя - значна больш распаўсюджаная, чым здаецца - была матывацыяй эканаміста Пілар Лёрэт, які спецыялізуецца на аналізе бізнесу і рызыкі, пісаць «30-хвілінныя сустрэчы», кніга, у якой праз дакладныя рэкамендацыі і парады ён прапануе спосаб павысіць эфектыўнасць гэтых сустрэч, такім чынам выконваючы сваю мэту.
Мы размаўлялі з аўтарам і папрасілі ў яе ключы, каб перастаць марнаваць час і максімальна выкарыстоўваць сустрэчы, якія мы вымушаныя наведваць:
Чаму арганізацыя так важная пры планаванні сустрэчы?
Калі ў нас няма добрага планавання і арганізацыі, не будуць яснымі ні мэты, ні пункты для абмеркавання, ні даступны час... Такім чынам, мы будзем некантралюемая працягласць і мы не апраўдаем чаканняў удзельнікаў. Мы можам расчаравацца, і гэта будзе марнаваннем часу для ўсіх.
Якія негатыўныя наступствы можа мець сустрэча, якая была дрэнна спланаваная і на якой жаданая мэта не была дасягнута?
У дадатак да эканамічных выдаткаў, удзел у сустрэчах, дрэнна спланаваных і на якіх пасля 90, 60 або 30 хвілін не прыходзіць да высновы, стварае негатыўнае ўспрыманне і расчараванне сярод удзельнікаў. І калі такая сітуацыя будзе працягвацца, то з цягам часу мы можам адчуць стрэс, думаючы: «Я маю працу, і я павінен прысутнічаць на бескарыснай сустрэчы».
Гэта таксама негатыўна ўплывае на меркаванне ўдзельнікаў аб арганізатары, які ў большасці выпадкаў, як правіла, начальнік.
Чаму 30 хвілін аптымальны час для працягласці сустрэчы?
30 хвілін - гэта задача, якую я стаўлю ў кнізе, грунтуючыся на ўласным вопыце арганізацыі эфектыўных сустрэч. Відавочна ёсць сустрэчы, на якія спатрэбіцца больш часу, іншыя, у якіх вашу мэту можна дасягнуць нават менш, і, вядома, у некаторых выпадках 30 ці нават 60 хвілін самой сустрэчы можна замяніць, напрыклад, званком або электронным лістом.
Як працуе фігура асобы, якая прымае рашэнні, пра якую вы гаворыце ў кнізе?
Калі мы гаворым пра ўдзельнікаў 30-хвіліннай сустрэчы, гэта павінна быць зразумела ідэальная колькасць не павінна перавышаць максімум пяць чалавек. І ваш выбар павінен быць правільным. Можна вылучыць фігуры мадэратара, каардынатара, сакратара (гэта можа быць адна асоба) і ўдзельнікаў. У прынцыпе, прыняцце рашэнняў на 30-хвіліннай сустрэчы з удзелам максімум пяці чалавек з'яўляецца кансенсусным і не павінна выклікаць канфліктаў.
Як арганізаваць сустрэчу, каб яна была максімальна эфектыўнай?
Мы можам абагульніць у пяці пунктах, як арганізаваць сустрэчу наступным чынам. Першым бы вызначыць мэту і жаданы вынік сустрэчы. Другі, выбраць правільных удзельнікаў. Трэці ёсць спланаваць сустрэчу; Сярод іншага, скласці парадак дня, выбраць месца правядзення, час пачатку і працягласць і адправіць яго разам з ключавымі дакументамі сустрэчы зацікаўленым асобам у дастаткова часу, каб яны маглі яго падрыхтаваць.
Па-чацвёртае, мы павінны прыняць да ўвагі праектаванне структуры сустрэч, гэта значыць правілы працы і, вядома, тое, як 30 хвілін сустрэчы структураваны па змесце. Нарэшце, важна зрабіць a працяг сустрэчы. Пераканайцеся, што ўсе ўдзельнікі ведаюць аб заключаных пагадненнях і, у выпадку неабходнасці выканання якіх-небудзь наступных дзеянняў, аб задачах, ускладзеных на кожнага з іх, і час выканання