змест
Дапусцім, у нас ёсць электронная табліца Excel, цалкам запоўненая інфармацыяй. Ён добра арганізаваны, адфарматаваны і выглядае менавіта так, як вы хочаце. І вось вы вырашылі надрукаваць гэта на паперы. І тады яна пачынае выглядаць жахліва.
Табліцы не заўсёды добра выглядаюць на паперы, таму што яны не прызначаны для выкарыстання ў друку. Яны спецыяльна зроблены, каб быць такой даўжыні і такой шырыні, як неабходна.
Гэта зручна, калі табліцу трэба адрэдагаваць і адкрыць на экране, але гэта азначае, што яе даныя не будуць добра выглядаць на стандартным аркушы паперы.
Але ў любым выпадку няма нічога немагчымага, асабліва калі гаворка ідзе аб такім гнуткім інструменце, як Excel. Больш за тое, гэта зусім не складана. Вось некалькі саветаў аб тым, як раздрукаваць дакументы Excel, каб яны добра выглядалі на паперы.
Парада 1: выкарыстоўвайце опцыю папярэдняга прагляду перад друкам
Выкарыстоўваючы гэту функцыю, вы можаце ўбачыць, як менавіта будзе выглядаць ваша электронная табліца пры друку. Гэты інструмент асабліва каштоўны і дапаможа зэканоміць велізарную колькасць часу і паперы. Вы нават можаце ўнесці пэўныя змены ў тое, як гэта будзе выглядаць пры друку, напрыклад, павялічыць палі і гэтак далей.
Вы можаце праверыць, як гэта працуе на практыцы, і наладзіць адлюстраванне табліцы на старонцы будзе вельмі проста.
Вырашыце, што вы плануеце надрукаваць
Калі вам проста трэба надрукаваць пэўны фрагмент даных, вам не трэба друкаваць усю кнігу, а толькі пэўныя даныя. Вы можаце надрукаваць, напрыклад, толькі ліст або пэўны файл. Вы таксама можаце раздрукаваць невялікую колькасць дадзеных. Для гэтага іх трэба вылучыць, а затым у наладах друку выбраць пункт «Выдзелены дыяпазон».
Пашырце сваю прастору
Вы абмежаваныя памерам паперы, на якой вы друкуеце, але ёсць некалькі спосабаў павялічыць гэтую прастору. Напрыклад, змяніць арыентацыю аркуша паперы. Па змаўчанні ўстаноўлена партрэтная арыентацыя. Ён добра падыходзіць для табліц з вялікай колькасцю радкоў, а альбомны - калі шмат слупкоў.
Калі вам трэба яшчэ больш месца, вы можаце паменшыць палі па краях ліста. Чым яны менш, тым больш інфармацыі можа змясціцца на адным аркушы. Нарэшце, калі табліца невялікая, вы можаце выкарыстоўваць функцыю "Карыстальніцкія параметры маштабавання", каб змясціць увесь дакумент на аркушы.
Выкарыстоўвайце загалоўкі для друку
Вельмі цяжка зразумець, дзе знаходзіцца чалавек у табліцы, калі табліцу немагчыма раздрукаваць на адным аркушы паперы. У гэтым выпадку неабходна скарыстацца функцыяй «Друк загалоўкаў». Гэта дазваляе дадаваць загалоўкі радкоў або слупкоў на кожную старонку табліцы.
Выкарыстоўвайце разрывы старонак
Калі ваш дакумент займае больш чым адзін аркуш паперы, было б добрай ідэяй выкарыстоўваць разрывы старонак, каб дапамагчы вам зразумець, якія менавіта дадзеныя павінны знаходзіцца ў пэўным месцы. Калі вы ўстаўляеце разрыў старонкі ў табліцу, усё, што знаходзіцца пад ім, пераходзіць на наступную старонку. Гэта зручна, бо дазваляе разбіваць дадзеныя так, як жадае чалавек.
Калі прытрымлівацца гэтых рэкамендацый, то можна значна спрасціць чытанне дакументаў Excel, раздрукаваных на аркушы паперы.