Вам калі-небудзь давалі задачу стварыць блок-схему для адлюстравання бізнес-працэсаў у арганізацыі. Некаторыя кампаніі плацяць за дарагое вузкаспецыялізаванае праграмнае забеспячэнне, якое стварае блок-схемы ўсяго за некалькі крокаў і клікаў. Іншыя прадпрыемствы аддаюць перавагу выкарыстоўваць існуючыя інструменты, якія будуць такімі ж простымі, калі вы іх вывучыце. Адзін з іх - Excel.
Плануйце свае крокі
Паколькі мэта блок-схемы - пазначыць лагічны парадак падзей, рашэнняў, якія прымаюцца, і вынікаў гэтых рашэнняў, большасць людзей лічаць, што лепш за ўсё прадставіць гэта ў выглядзе блок-схемы. І ім нашмат прасцей зрабіць гэта, калі яны зоймуць некалькі хвілін, каб упарадкаваць свае думкі.
І гэта сапраўды так. Калі вашы думкі недастаткова прадуманы, блок-схема не будзе добрай.
Таму перш чым прыступаць непасрэдна да стварэння блок-схемы, рэкамендуецца зрабіць пэўныя нататкі. Фармат, у якім яны будуць праводзіцца, не так важны. Галоўнае - пералічыць кожны этап працэсу, вызначыць кожнае рашэнне і яго наступствы.
Пункты налады
- Перайдзіце на ўкладку «Устаўка», дзе вы знойдзеце элемент «Фігуры».
- Пасля гэтага з'явіцца спіс фігур, упарадкаваны па групах. Далей трэба праглядзець іх усе, пакуль не будзе знойдзена група «Блок-схема».
- Выберыце неабходны элемент.
- Каб дадаць тэкст, пстрыкніце элемент правай кнопкай мышы і ў кантэкстным меню абярыце «Змяніць тэкст».
Нарэшце, на стужцы «Фарматаванне» вам трэба выбраць стыль і каляровую схему для блок-схемы.
Выбраўшы патрэбны элемент, вы павінны дадаць наступны для пэўнага элемента і працягваць, пакуль не будзе адлюстраваны кожны этап.
Затым форму, якая адлюстроўвае кожны элемент блок-схемы, трэба пазначыць. Тады той, хто яе праглядае, зразумее, якую ролю ў ёй гуляе кожны элемент блок-схемы і як ён звязаны з іншымі.
Кожная фігура выконвае сваю стандартную функцыю. Калі вы выкарыстоўваеце элементы дыяграмы няправільна, той, хто праглядае яе, можа вас няправільна зразумець.
Вось некалькі найбольш распаўсюджаных элементаў:
- Пачатак або канец блок-схемы.
- Працэс працы.
- Зададзены працэс, напрыклад перыядычныя працэдуры.
- Крыніца дадзеных. Гэта можа быць альбо табліца, альбо нейкі дакумент, альбо сайт.
- Прынятыя рашэнні. Напрыклад, гэта можа быць кантроль карэктнасці загадзя выкананага працэсу. Ад кожнага кута ромба могуць ісці лініі, якія паказваюць вынікі прынятага рашэння.
Элементы ўпарадкавання
Пасля таго, як элементы размешчаны ў патрэбных месцах, вы можаце выканаць наступныя дзеянні:
- Каб размясціць элементы ў калонцы, трэба выбраць некалькі элементаў, націснуўшы клавішу SHIFT, а затым націснуўшы кожны з іх, а затым выбраць «Выраўнаваць па цэнтры» на ўкладцы «Фармат».
- Калі вам неабходна зрабіць аднолькавыя прамежкі паміж элементамі па вертыкалі, то іх трэба вылучыць, а затым на той жа ўкладцы выбраць пункт «Размеркаваць па вертыкалі».
- Далей вам трэба пераканацца, што памеры ўсіх элементаў аднолькавыя, каб зрабіць дыяграму візуальна больш прывабнай.
Налада спасылкі
На ўкладцы «Устаўка» ёсць пункт «Фігуры», дзе трэба выбраць стрэлку. Ён можа быць як прамым, так і кутнім. Першы выкарыстоўваецца для элементаў у прамой паслядоўнасці. Калі пасля выканання ўсіх дзеянняў неабходна вярнуцца на пэўны крок, то выкарыстоўваецца крывая лінія.
Што далей?
Увогуле, Excel прапануе велізарную колькасць фігур для пабудовы дыяграм. Часам вы можаце праігнараваць стандарты і ўключыць творчы патэнцыял. Ад гэтага будзе толькі карысць.