Аўтазамена ў Excel. Як уключыць, адключыць і наладзіць

Выкарыстоўваючы электронную табліцу, многія карыстальнікі, працуючы з велізарнымі аб'ёмамі інфармацыі, дапускаюць разнастайныя памылкі ў разліках або памылкі друку. Акрамя таго, некаторыя людзі не ўмеюць правільна дадаваць спецыяльныя сімвалы і замест іх выкарыстоўваюць іншыя сімвалы, не звязаныя з працай. У праграме ёсць спецыяльная функцыя пад назвай «Аўтазамена», якая дазваляе аўтаматычна выпраўляць няправільныя даныя.

Што такое «аўтавыпраўленне»

Таблічны працэсар Excel захоўвае ва ўласнай памяці самыя розныя памылкі, дапушчаныя карыстальнікамі пры працы з таблічнай інфармацыяй. Калі карыстальнік зробіць якую-небудзь памылку, праграма аўтаматычна выправіць яе да правільных значэнняў. Усё гэта дасягаецца дзякуючы інструменту аўтазамены. Функцыя аўтазамены выпраўляе наступныя тыпы памылак:

• памылкі, зробленыя з-за ўключанага Caps Lock;
• пачынаць увод новага сказа з малой літары;
• дзве вялікія літары запар у адным слове;
• іншыя распаўсюджаныя памылкі і памылкі друку, зробленыя карыстальнікамі.

Месца размяшчэння

Звярніце ўвагу, што аўтаматычная замена і інструмент "Знайсці і замяніць" - гэта два зусім розныя варыянты. У першым інструменце табліца самастойна аналізуе набраны тэкст і ажыццяўляе замену, а ў другім усе маніпуляцыі выконвае карыстальнік, які працуе ў табліцы.

Увесь спіс замененых фраз знаходзіцца ў наладах Excel. Каб праглядзець гэтую табліцу значэнняў, выканайце наступныя простыя дзеянні:

1. Націскаем на вялікую кнопку, размешчаную ў левай верхняй частцы інтэрфейсу, а затым націскаем на элемент «Настройкі».

2. У якое з'явілася акне націсніце на радок «Правапіс» і перайдзіце ў меню налад аўтаматычнай замены.

3. У новым акне, якое з'явіцца на экране, вы можаце праглядзець параметры функцыі. Таксама ёсць табліца прыкладаў замены знакаў або слоў.

Звярніце ўвагу, што размяшчэнне гэтай функцыі ва ўсіх версіях аднолькавае, толькі ў некаторых выпадках доступ да параметраў пачынаецца з націску на элемент «Файл».

Пошук кантэнту

Давайце больш падрабязна разгледзім, як шукаць кантэнт у дакуменце. Праходжанне:

1. Перайдзіце ў раздзел «Праўка», а затым націсніце кнопку «Знайсці». Трапіць у гэтае акно можна, націснуўшы камбінацыю клавіш «Ctrl + F».

2. У радок «Знайсці» неабходна ўвесці значэнне, якое вы хочаце знайсці ў дакуменце. Пасля ўводу дадзеных націсніце «Знайсці далей». У акне ёсць розныя дадатковыя фільтры пошуку, размешчаныя ў раздзеле «Параметры».

Варта разумець, што калі вы націснеце кнопку «Знайсці далей», то праграма выведзе на экран найбольш блізкую з уведзеных фраз і пакажа яе ў дакуменце. Выкарыстанне функцыі «Знайсці ўсё» дазваляе адлюстраваць усе пошукавыя значэнні, якія ёсць у дакуменце.

Замена ўзору

Часта здараецца так, што карыстачу патрабуецца не толькі знайсці фразу ў дакуменце, але і замяніць яе іншымі дадзенымі. Пакрокавая інструкцыя па выкананні гэтай функцыі:

1. Перайдзіце ў поле пошуку, як апісана вышэй.

2. Цяпер пераходзім да раздзела пад назвай «Замяніць».
3. З'явіўся новы радок «Замяніць на». У радок «Знайсці» ўбіваем фразу для пошуку, а ў радок «Замяніць на» ўбіваем значэнне, якім хочам замяніць знойдзены фрагмент. Перайшоўшы ў раздзел «Параметры», вы можаце ўжыць розныя пошукавыя фільтры для паскарэння працы з інфармацыяй.

Уключыць і адключыць аўтавыпраўленне

Па змаўчанні функцыя аўтаматычнай замены ў электроннай табліцы ўключана. Бываюць выпадкі, калі яго трэба адключыць, каб пры ўводзе інфармацыі праграма не ўспрымала некаторыя сімвалы як памылковыя. Пакрокавая інструкцыя па адключэнні аўтаматычнай замены:

1. Перайдзіце ў раздзел «Файл».

2. У левым спісе элементаў абярыце «Настройкі».

3. У якое з'явілася акне параметраў абярыце раздзел «Правапіс». Далей націсніце «Параметры аўтазамены».

4. З'явіцца новае акно з наладамі параметраў. Тут трэба зняць галачку насупраць надпісы «Замяняць пры ўводзе», а затым націснуць «ОК».

5. Табліца перанясе карыстальніка ў папярэдняе акно, у якім трэба яшчэ раз націснуць «ОК».

Увага! Для паўторнага ўключэння функцыі неабходна вярнуць галачку насупраць надпісы «Замяняць пры ўводзе» і націснуць «ОК».

Аўтавыпраўленне даты і магчымыя праблемы

Бываюць выпадкі, калі карыстальнік ўбівае лічбавую інфармацыю кропкамі, а таблічны працэсар самастойна мяняе яе на дату. Каб захаваць зыходную інфармацыю ў вочку без якіх-небудзь змяненняў, неабходна выканаць наступныя простыя дзеянні:

1. Робім выбар дыяпазону вочак, у які плануем ўвесці лікавую інфармацыю кропкамі. Перайдзіце ў раздзел «Галоўная», а затым перайдзіце ва ўкладку «Нумар». Націсніце на бягучую варыяцыю фармату ячэйкі.

2. Быў адкрыты невялікі спіс з рознымі фарматамі. Націсніце «Тэкст».

3. Пасля праведзеных маніпуляцый можна ўводзіць дадзеныя ў вочкі з дапамогай кропак.

Важна разумець, што лічбавая інфармацыя ў вочках з тэкставым фарматам не будзе апрацоўвацца праграмай як лікі.

Аўтавыпраўленне матэматычнымі сімваламі

Зараз давайце паглядзім, як выконваецца працэс аўтаматычнай замены матэматычнымі знакамі. Спачатку трэба перайсці ў акно «Аўтазамена», а затым у раздзел «Аўтазамена матэматычнымі сімваламі». Гэтая функцыя зручная і карысная, бо многія матэматычныя сімвалы адсутнічаюць на клавіятуры. Напрыклад, для адлюстравання выявы вугла ў ячэйцы вам дастаткова ўвесці каманду angle.

Існуючы матэматычны спіс можна дапоўніць уласнымі значэннямі. Для гэтага ў першае поле ўвядзіце сваю каманду, а ў другое - сімвал, які будзе адлюстроўвацца пры напісанні гэтай каманды. Нарэшце, націсніце кнопку «Дадаць», а затым «ОК».

Рэдагаванне слоўніка аўтазамены

Асноўная задача аўтаматычнай замены - выпраўленне памылак друку і памылак ва ўведзенай карыстальнікам інфармацыі. У таблічны працэсар інтэграваны спецыяльны слоўнік, які змяшчае спісы слоў і сімвалаў для аўтаматычнай замены. Вы можаце дадаваць у гэты слоўнік свае унікальныя значэнні, што значна спросціць працу з таблічным працэсарам. Праходжанне:

1. Пераходзім да акна з параметрамі аўтаматычнай замены, выкарыстоўваючы методыку, апісаную вышэй.
2. У радку «Замяніць» неабходна ўвесці сімвал або слова, якое ў далейшым таблічны працэсар будзе ўспрымаць як памылку. У радок «On» неабходна ўвесці значэнне, якое будзе выкарыстоўвацца ў якасці замены дапушчанай памылкі. Пасля ўводу ўсёй неабходнай інфармацыі націсніце «Дадаць».

3. Сапраўды гэтак жа вы можаце дадаць свае ўласныя значэнні са слоўніка, каб потым не марнаваць час на іх выпраўленне.

Каб выдаліць непатрэбныя значэння з спісу аўтаматычных замен, трэба проста выбраць непатрэбную камбінацыю, а затым націснуць «Выдаліць». Выбраўшы значэнне, вы можаце не толькі выдаліць яго, але і адрэдагаваць.

Налада асноўных параметраў аўтавыпраўлення

Асноўныя характарыстыкі ўключаюць у сябе ўсе параметры, якія знаходзяцца ў раздзеле «Аўтазамена». Па змаўчанні электронная табліца ўключае тыпы выпраўленняў, паказаныя на малюнку:

Каб адключыць любы параметр, трэба проста зняць галачку насупраць яго, а затым, каб захаваць унесеныя змены, націснуць «ОК».

Праца з выключэннямі

Табліца мае спецыяльны слоўнік выключэнняў, які дазваляе пераканацца, што аўтаматычная замена не прымяняецца да значэнняў, уключаных у гэты слоўнік. Пакрокавая інструкцыя па працы са слоўнікам:

1. У полі «Аўтазамена» націсніце «Выключэнні».

2. Тут ёсць два раздзелы. Першы раздзел – “Першае пісьмо”. У гэтым раздзеле апісаны ўсе значэнні, пасля якіх «кропка» не ўспрымаецца праграмай як канец прапановы. Іншымі словамі, пасля ўводу кропкі наступнае слова будзе пачынацца з маленькай літары. Каб дадаць уласныя значэнні, трэба ў верхняй радку ўвесці новае слова і націснуць «Дадаць». Калі вы вылучыце любы індыкатар са спісу, вы можаце яго наладзіць або выдаліць.

3. Другі раздзел – “Дзве сталіцы”. Тут, як і ў папярэдняй ўкладцы, вы можаце дадаваць уласныя значэння, а таксама рэдагаваць і выдаляць іх.

Розніца ў версіі Excel

Усе прыведзеныя вышэй інструкцыі прызначаны для выкарыстання з таблічнымі працэсарамі 2007, 2010, 2013 і 2019 гадоў. У рэдактары 2003 працэдура налады аўтаматычнай замены выканана па-іншаму, і ключавыя элементы размешчаны зусім у іншых месцах. Праходжанне:

1. Націсніце на раздзел «Сэрвіс».
2. Націсніце на элемент «Настройкі».

3. Пераход да ўкладкі "Правапіс".

4. Ёсць тры варыянты налады аўтаматычнай замены.

5. Каб унесці змены ў аўтазамену, націсніце на элемент «Параметры аўтазамены».

6. З'яўляецца знаёмае акно. Тут няма налады матэматычных знакаў, так як абсалютна ўсе параметры знаходзяцца ў адным месцы. Робім усе неабходныя пераўтварэнні і націскаем кнопку «ОК».

Відэа інструкцыя

Калі ўсіх вышэйпералічаных інструкцый недастаткова, то можна паглядзець наступнае відэа:

У ёй распавядаецца аб усіх дадатковых нюансах інструкцыі. Прагледзеўшы відэа, вы даведаецеся шмат дадатковай інфармацыі, якая дазволіць вам вырашыць усе праблемы пры працы з аўтаматычнай заменай у табліцы.

заключэнне

Функцыя аўтаматычнай замены дазваляе значна паскорыць працэс працы з таблічнай інфармацыяй. Інструмент найбольш эфектыўны пры працы з велізарным аб'ёмам інфармацыі. Вельмі важна ўмець правільна выкарыстоўваць і наладжваць гэтую карысную функцыю.