Параўнанне 2 файлаў у Excel на прадмет адрозненняў

Кожны карыстальнік можа сутыкнуцца з сітуацыяй, калі яму неабходна параўнаць дзве табліцы. Ну і ў крайнім выпадку кожны павінен параўнаць два слупкі. Так, вядома, працаваць з файламі Excel вельмі зручна і камфортна. Прабачце, гэта не параўнанне. Вядома, візуальная сартаванне невялікай табліцы магчымая, але калі колькасць вочак ідзе на тысячы, даводзіцца выкарыстоўваць дадатковыя аналітычныя сродкі.

На жаль, яшчэ не адкрылася чароўная палачка, якая дазваляе аўтаматычна параўноўваць усю інфармацыю паміж сабой у адзін клік. Таму вам прыйдзецца папрацаваць, а менавіта збіраць дадзеныя, ўказваць неабходныя формулы і выконваць іншыя дзеянні, якія дазваляюць хаця б трохі аўтаматызаваць параўнання.

Такіх акцый шмат. Давайце разгледзім некаторыя з іх.

Якая мэта параўнання файлаў Excel?

Прычын для параўнання некалькіх файлаў Excel можа быць велізарная колькасць. Рана ці позна кожны карыстальнік сутыкаецца з такой неабходнасцю, і ў яго такіх пытанняў не ўзнікае. Напрыклад, вы можаце параўнаць даныя з дзвюх справаздач за розныя кварталы, каб убачыць, павялічыліся ці паменшыліся фінансавыя паказчыкі.

Або, як варыянт, выкладчыку трэба паглядзець, якіх студэнтаў выгналі з ВНУ, параўнаўшы склад студэнцкай групы ў мінулым і гэтым годзе.

Такіх сітуацый можа быць велізарная колькасць. Але пяройдзем да практыкі, бо тэма даволі складаная.

Усе спосабы параўнання 2 табліц у Excel

Хоць тэма складаная, але лёгкая. Так, не здзіўляйцеся. Ён складаны, бо складаецца з мноства частак. Але самі гэтыя часткі лёгка зразумець і выканаць. Давайце паглядзім, як можна параўнаць дзве электронныя табліцы Excel непасрэдна на практыцы.

Формула роўнасці і тэст на ісціну і памылку

Пачнем, вядома, з самага простага спосабу. Такі метад параўнання дакументаў магчымы, прычым у даволі шырокім дыяпазоне. Параўноўваць можна не толькі тэкставыя значэнні, але і лікавыя. І возьмем невялікі прыклад. Дапусцім, у нас ёсць два дыяпазоны з ячэйкамі лічбавага фармату. Для гэтага проста напішыце формулу роўнасці =C2=E2. Калі акажацца, што яны роўныя, то ў клетцы будзе напісана «ПРАЎДА». Калі яны адрозніваюцца, то FALSE. Пасля гэтага трэба маркерам аўтазапаўнення перанесці гэтую формулу на ўвесь дыяпазон.

Цяпер розніца бачная няўзброеным вокам.

Вылучэнне асобных значэнняў

Вы таксама можаце вылучыць асаблівым колерам значэння, якія адрозніваюцца адзін ад аднаго. Гэта таксама даволі простая задача. Калі вам дастаткова знайсці адрозненні паміж двума дыяпазонамі значэнняў або цэлымі табліцамі, трэба перайсці ва ўкладку «Галоўная», і выбраць там пункт «Знайсці і вылучыць». Перш чым пстрыкнуць па ім, не забудзьцеся вылучыць набор ячэек, якія захоўваюць інфармацыю для параўнання. 

У якое з'явілася меню націсніце на меню «Выбраць групу вочак ...». Далей адкрыецца акно, у якім у якасці крытэрыю трэба выбраць адрозненні па лініях.

Параўнанне 2 табліц з дапамогай умоўнага фарматавання

Ўмоўнае фарматаванне - гэта вельмі зручны і, што немалаважна, функцыянальны метад, які дазваляе падабраць колер, які будзе вылучаць рознае або аднолькавае значэнне. Вы можаце знайсці гэтую опцыю на ўкладцы "Галоўная". Там можна знайсці кнопку з адпаведнай назвай і ў якое з'явілася спісе выбраць «Кіраванне правіламі». З'явіцца дыспетчар правілаў, у якім нам неабходна выбраць меню «Стварыць правіла».

Далей са спісу крытэрыяў нам трэба выбраць той, у якім напісана, што трэба выкарыстоўваць формулу для вызначэння вочак, якія будуць адфарматаваны асаблівым чынам. У апісанні правіла трэба ўказаць формулу. У нашым выпадку гэта =$C2<>$E2, пасля чаго пацвярджаем свае дзеянні націскам кнопкі «Фарматаваць». Пасля гэтага задаем знешні выгляд клеткі і глядзім, ці спадабаецца яна нам праз спецыяльнае міні-акно з узорам. 

Калі ўсё задавальняе, націсніце кнопку «ОК» і пацвердзіце дзеянні.

У дыспетчары правілаў умоўнага фарматавання карыстальнік можа знайсці ўсе правілы фарматавання, якія дзейнічаюць у гэтым дакуменце. 

Функцыя COUNTIF + правілы параўнання табліц

Усе спосабы, якія мы апісалі раней, зручныя для тых фарматаў, фармат якіх аднолькавы. Калі табліцы раней не былі ўпарадкаваны, то лепшым спосабам з'яўляецца параўнанне дзвюх табліц з дапамогай функцыі COUNTIF і правілы. 

Давайце ўявім, што ў нас ёсць два дыяпазоны з крыху рознай інфармацыяй. Перад намі стаіць задача параўнаць іх і зразумець, якое значэнне адрозніваецца. Спачатку трэба вылучыць яго ў першым дыяпазоне і перайсці ва ўкладку «Галоўная». Там знаходзім знаёмы раней пункт «Умоўнае фарматаванне». Мы ствараем правіла і ўсталёўваем правіла для выкарыстання формулы. 

У гэтым прыкладзе формула такая, як паказана на гэтым скрыншоце.

Пасля гэтага задаем фармат, як апісана вышэй. Гэтая функцыя аналізуе значэнне, якое змяшчаецца ў ячэйцы C1, і разглядае дыяпазон, указаны ў формуле. Ён адпавядае другой калонцы. Нам трэба ўзяць гэтае правіла і скапіяваць яго на ўвесь дыяпазон. Ура, усе ячэйкі з непаўтаральнымі значэннямі вылучаюцца.

Функцыя VLOOKUP для параўнання 2 табліц

У гэтым метадзе мы разгледзім функцыю ВПР, які правярае, ці ёсць супадзенні ў дзвюх табліцах. Для гэтага трэба ўвесці формулу, паказаную на малюнку ніжэй, і перанесці яе на ўвесь дыяпазон, які выкарыстоўваецца для параўнання.

Гэтая функцыя перабірае кожнае значэнне і правярае, ці ёсць дублікаты з першага слупка ў другі. Ну а пасля выканання ўсіх аперацый гэта значэнне запісваецца ў вочка. Калі яго няма, то атрымліваем памылку #N/A, чаго цалкам дастаткова, каб аўтаматычна зразумець, якое значэнне не супадае.

Калі функцыя

Лагічная функцыя КАЛІ - гэта яшчэ адзін добры спосаб параўнаць два дыяпазоны. Галоўная асаблівасць гэтага метаду ў тым, што вы можаце выкарыстоўваць толькі тую частку масіва, якая параўноўваецца, а не ўсю табліцу. Гэта эканоміць рэсурсы як для кампутара, так і для карыстальніка.

Возьмем невялікі прыклад. У нас ёсць два слупкі – А і Б. Некаторую інфармацыю ў іх трэба параўнаць паміж сабой. Для гэтага нам спатрэбіцца падрыхтаваць яшчэ адзін службовы слупок C, у якім прапісана наступная формула.

Выкарыстанне формулы, якая выкарыстоўвае функцыі IF, КАЛІПАМЫЛКА и БОЛЬШ ВЫКЛЮЧАНЫ вы можаце перабіраць усе патрэбныя элементы слупка А, а затым у слупку В. Калі ён быў знойдзены ў слупках В і А, то ён вяртаецца ў адпаведную ячэйку.

Vba макрас

Макрас - гэта самы складаны, але і самы дасканалы метад параўнання дзвюх табліц. некаторыя варыянты параўнання звычайна немагчымыя без скрыптоў VBA. Яны дазваляюць аўтаматызаваць працэс і зэканоміць час. Усе неабходныя аперацыі па падрыхтоўцы даных, калі яны запраграмаваны адзін раз, будуць працягвацца.

На падставе задачы, якую трэба вырашыць, можна напісаць любую праграму, якая параўноўвае даныя без умяшання карыстальніка.

Як параўнаць файлы ў Excel

Калі карыстальнік паставіў перад сабой задачу (ну ці паставіў) параўнаць два файла, то гэта можна зрабіць адразу двума метадамі. Першы з іх выкарыстоўвае спецыялізаваную функцыю. Каб ажыццявіць гэты метад, прытрымлівайцеся інструкцыі:

1. Адкрыйце файлы, якія хочаце параўнаць.
2. Адкрыйце ўкладку «Выгляд» - «Акно» - «Прагляд побач».

Пасля гэтага два файла будуць адкрыты ў адным дакуменце Excel.

Тое ж самае можна зрабіць з дапамогай звычайных інструментаў Windows. Спачатку трэба адкрыць два файлы ў розных вокнах. Пасля гэтага вазьміце адно акно і перацягніце яго ў самую левую частку экрана. Пасля гэтага адкрыйце другое акно і перацягніце яго ў самы правы бок. Пасля гэтага два акна будуць побач. 

Умоўнае фарматаванне для параўнання 2 файлаў excel

Вельмі часта параўнанне дакументаў азначае адлюстраванне іх побач. Але ў некаторых выпадках можна аўтаматызаваць гэты працэс з дапамогай ўмоўнага фарматавання. З яго дапамогай можна праверыць, ці няма адрозненняў паміж лістамі. Гэта дазваляе зэканоміць час, які можна выкарыстоўваць на іншыя мэты.

Па-першае, нам трэба перавесці параўнаныя аркушы ў адзін дакумент. 

Для гэтага трэба пстрыкнуць правай кнопкай мышы на адпаведным аркушы, а затым ва ўсплываючым меню націснуць на кнопку «Перамясціць або скапіяваць». Далей з'явіцца дыялогавае акно, у якім карыстальнік можа выбраць дакумент, у які трэба ўставіць гэты ліст.

Далей трэба вылучыць усе патрэбныя вочкі, каб адлюстраваць усе адрозненні. Самы просты спосаб зрабіць гэта, пстрыкнуўшы верхнюю левую ячэйку, а затым націснуўшы камбінацыю клавіш Ctrl + Shift + End.

Пасля гэтага перайдзіце ў акно ўмоўнага фарматавання і стварыце новае правіла. У якасці крытэрыю мы выкарыстоўваем формулу, прыдатную ў канкрэтным выпадку, затым задаем фармат.

Увага: адрасы вочак павінны быць пазначаны тыя, што знаходзяцца на іншым аркушы. Гэта можна зрабіць праз меню ўводу формулы.

Параўнанне дадзеных у Excel на розных лістах

Выкажам здагадку, у нас ёсць спіс супрацоўнікаў, у якім таксама пазначаны іх заробкі. Гэты спіс абнаўляецца кожны месяц. Гэты спіс скапіраваны на новы аркуш.

Дапусцім, трэба параўнаць заробкі. У гэтым выпадку ў якасці дадзеных можна выкарыстоўваць табліцы з розных лістоў. Мы будзем выкарыстоўваць умоўнае фарматаванне, каб падкрэсліць адрозненні. Усё проста.

З дапамогай умоўнага фарматавання вы можаце зрабіць эфектыўнае параўнанне, нават калі імёны супрацоўнікаў размешчаны ў іншым парадку.

Як параўнаць 2 аркушы ў табліцы excel

Параўнанне інфармацыі, размешчанай на двух лістах, ажыццяўляецца з дапамогай функцыі БОЛЬШ ВЫКЛЮЧАНЫ. У якасці першага яго параметру маецца пара значэнняў, якія трэба шукаць на лісце, які адказвае за наступны месяц. Прасцей кажучы, сакавік. Мы можам пазначыць прагляданы дыяпазон як набор ячэек, якія з'яўляюцца часткай названых дыяпазонаў, аб'яднаных парамі.

Такім чынам, вы можаце параўнаць радкі па двух крытэрыях - прозвішчы і заробку. Ну ці любы іншы, вызначаны карыстальнікам. Для ўсіх супадзенняў, якія ўдалося знайсці, у вочку, у якую ўведзена формула, запісваецца лік. Для Excel гэта значэнне заўсёды будзе сапраўдным. Такім чынам, каб фарматаванне было ўжыта да тых вочак, якія адрозніваліся, трэба замяніць гэта значэнне на ХЛУСНІЦЬ, выкарыстоўваючы функцыю =НЕ().

Інструмент параўнання электронных табліц

У Excel ёсць спецыяльны інструмент, які дазваляе параўноўваць электронныя табліцы і аўтаматычна вылучаць змены. 

Важна адзначыць, што гэты інструмент даступны толькі тым карыстальнікам, якія набылі офісныя пакеты Professional Plus.

Вы можаце адкрыць яго непасрэдна з ўкладкі «Галоўная», выбраўшы пункт «Параўнаць файлы».

Пасля гэтага з'явіцца дыялогавае акно, у якім трэба выбраць другую версію кнігі. Вы таксама можаце ўвесці інтэрнэт-адрас, дзе знаходзіцца гэтая кніга.

Пасля таго як мы абралі дзве версіі дакумента, нам трэба пацвердзіць нашы дзеянні клавішай ОК.

У некаторых выпадках можа згенеравацца памылка. Калі ён з'явіцца, гэта можа азначаць, што файл абаронены паролем. Пасля націску ОК вам будзе прапанавана ўвесці яго. 

Інструмент параўнання выглядае як дзве электронныя табліцы Excel побач адна з адной у адным акне. У залежнасці ад таго, дабаўлялася, выдалялася інфармацыя, змянялася формула (а таксама іншыя віды дзеянняў), змены вылучаюцца рознымі колерамі. 

Як інтэрпрэтаваць вынікі параўнання

Усё вельмі проста: розныя тыпы адрозненняў пазначаюцца рознымі колерамі. Фарматаванне можа распаўсюджвацца як на запаўненне ячэйкі, так і на сам тэкст. Такім чынам, калі ў вочка былі ўведзены дадзеныя, то заліўка зялёная. Калі нешта становіцца незразумелым, на самім сэрвісе ёсць сімвалы, якія паказваюць, які тып змены якім колерам вылучаны.