Пераўтварыце CSV у Excel у выглядзе табліцы

Змесціва баз даных звычайна здабываецца ў выглядзе файла .csv. Аднак гэта проста тэкставы файл, які не вельмі чытаецца. Каб працаваць з змесцівам базы дадзеных, неабходна прадставіць яе ў іншым фармаце - часта найбольш зручныя лісты Excel. Пра тое, якія спосабы для гэтага існуюць, які з іх лепш, і якія ўзнікаюць памылкі пры перадачы дадзеных, пойдзе гаворка ў гэтым артыкуле.

Як пераўтварыць CSV у фармат Excel

Існуюць розныя спосабы, з дапамогай якіх дакумент CSV, спампаваны з базы дадзеных, можа быць перададзены ў Excel. Мы абмяркуем тры з іх:

1. Прамое адкрыццё ў Excel.
2. Адкрыццё праз Правадыр Windows.
3. Імпарт дакумента са зменай фармату.

Адкрыццё дакумента CSV у Excel

Excel можа адкрываць дакументы .csv непасрэдна без пераўтварэння. Фармат не змяняецца пасля адкрыцця такім чынам, пашырэнне .csv захоўваецца – хоць пашырэнне можна змяніць пасля рэдагавання.

1. Запусціце Excel, націсніце «Размовы«Тады»адкрыты«.
2. У якое з'явілася акне абярыце опцыю «Тэкставыя файлыз пашыранага спісу.

3. Знайдзіце патрэбны вам дакумент і пстрыкніце па ім двойчы.

Дакументы .csv адкрываюцца ў Excel адразу, без дадатковых маніпуляцый. Але файлы .txt запатрабуюць пераўтварэння - з'явіцца акно "Майстры імпарту тэксту«.

Бываюць выпадкі, калі дакумент лепш не адкрываць непасрэдна, а патэлефанаваць Майстар. Такі падыход апраўданы ў наступных выпадках:

• падзяляльны знак у дакуменце нестандартны, або іх некалькі разнавіднасцяў;
• дакумент змяшчае даты ў розных фарматах;
• вы канвертуеце лічбы, якія пачынаюцца з нуля, і жадаеце іх захаваць;
• перш чым перадаваць дадзеныя, вы хочаце паглядзець, як будзе выглядаць канчатковы вынік;
• вы звычайна хочаце больш мабільнасці.

Майстар пачнецца, калі вы зменіце пашырэнне дакумента на .txt. Вы таксама можаце пачаць імпартаваць файл па-іншаму, пра што гаворка пойдзе далей, пасля апісання другога спосабу адкрыцця.

Калі вы ўносіце змены ў дакумент пасля яго адкрыцця, Excel прапануе вам захаваць яго як .xls (ці .xlsx), таму што ў адваротным выпадку частка фарматавання будзе страчана. Тады заўсёды будзе магчымасць змяніць фармат назад, аднак іншая частка змесціва можа быць страчана - могуць знікнуць нулі ў пачатку лічбаў, некаторыя запісы могуць змяніць свой выгляд.

Адкрыццё дакумента CSV праз Правадыр Windows

Гэты шлях прынцыпова не адрозніваецца ад папярэдняга. Каб адкрыць дакумент, проста двойчы пстрыкніце па ім у правадыру Windows.

Перад адкрыццём пераканайцеся, што побач з назвай дакумента стаіць значок праграмы Excel, а не якой-небудзь іншай - гэта азначае, што ў якасці праграмы, якая павінна адкрываць такія файлы, абраны Excel. У адваротным выпадку адкрыецца іншая праграма. Вы можаце змяніць яго на Excel наступным чынам:

1. Выклічце кантэкстнае меню, пстрыкнуўшы правай кнопкай мышы на любым файле .csv, і прымяніце Адкрыць з дапамогай…> Выберыце праграму.
2. выберыце Excel (працоўны стол) of Рэкамендуемыя праграмы, пазначце яго як праграму, якая заўсёды павінна выкарыстоўвацца для такіх файлаў (пастаўце галачку ніжэй) і зачыніце акно, націснуўшы OK.

Імпарт CSV у Excel

Таксама ёсць магчымасць ператварыць адкрыты дакумент у кнігу Excel. Фармат зменіцца на .xls для больш ранніх версій Excel (2000, 2003) і .xlsx для ўсіх астатніх. Увесь кантэнт будзе адлюстроўвацца на адным аркушы.

1. Пстрыкніце ячэйку аркуша, з якой павінен пачацца імпарт. Звычайна гэта самая першая ячэйка ў табліцы, A1. Пачынаючы з яго, будзе запоўнена столькі радкоў, колькі ў адкрытым файле, і столькі слупкоў, колькі значэнняў у кожным слупку.
2. Ва ўкладцы «Дадзеныя» у групе"Атрыманне знешніх дадзеных» абярыце «З тэксту”.

3. У якое з'явілася акне знайдзіце патрэбны дакумент і пстрыкніце па ім двойчы (можна таксама выкарыстоўваць кнопку Імпартаваць у ніжняй частцы акна).

4. Далей трэба прытрымлівацца пакрокавай інструкцыі адкрыўся Майстры імпарту тэксту.

На малюнку ніжэй паказаны зыходны дакумент і чаканы вынік. Для таго каб пасля імпарту ўсё выглядала менавіта так, неабходна ўжыць розныя налады, пра якія гаворка пойдзе далей.

Крок 1. Майстар прапануе вам выбраць тып файла - як вы можаце здагадацца, гэта будзе "з сепаратарамі" (па-ангельску - размежаваны), а радок, з якой пачнецца перадача кантэнту – хутчэй за ўсё, трэба пачынаць тэрміны 1калі вы не хочаце перадаваць толькі частку кантэнту. У акне ніжэй будуць паказаны першыя радкі з абранага дакумента.

Крок 2. Цяпер трэба зразумець, які з іх выкарыстоўваецца падзельнік (іх можа быць больш за адзін) у файле і ўкажыце гэты сімвал у Майстры. Ён мае варыянты выбару са стандартных раздзяляльнікаў, але калі ў дакуменце выкарыстоўваецца нетыповы сімвал, вы можаце выбраць іншае і ўвядзіце патрэбны сімвал. У файле, які выкарыстоўваецца для дэманстрацыі, падзельнікі - коска и Таб. Коскі аддзяляюць ячэйкі з характарыстыкамі прадукту, такімі як серыйны нумар і колькасць прададзеных копій, а табуляцыя аддзяляе адзін прадукт ад іншага - інфармацыя аб кожным павінна пачынацца з новага радка.

Гэта таксама трэба вызначыць і ўдакладніць падзельнік тэксту. Гэта сімвал, размешчаны перад і пасля кожнага фрагмента тэксту, які павінен знаходзіцца ў адной ячэйцы. Дзякуючы падзельніку кожны такі сегмент ўспрымаецца як асобнае значэнне, нават калі ўнутры яго ёсць сімвалы, выбраныя для падзелу значэнняў. У нашым дакуменце кожнае значэнне аформлена двукоссямі - таму, нават калі яно змяшчае коску (напрыклад, «пачатак, потым працяг»), увесь яго тэкст будзе размешчаны ў адной ячэйцы, а не ў двух запар.

Крок 3. Тут дастаткова паглядзець на прэв'ю і, калі ў ім няма недапушчальных недахопаў, націснуць Заканчэнне. Можа здарыцца так, што частка значэнняў будзе падзелена не адным падзельнікам, а некалькімі, у выніку паміж імі апынуцца вочкі без значэнняў. Каб гэтага не адбылося, усталюйце сцяжок Ставіцеся да паслядоўных раздзяляльнікаў як да аднаго.

5. Выберыце шлях прызначэння (гэта можа быць новы або існуючы ліст) і націсніце OKкаб завяршыць працэс імпарту.

Вы таксама можаце націснуць матэрыялы — ёсць і іншыя магчымасці. Напрыклад, вы можаце адфарматаваць кантэнт, наладзіць разметку і спосаб абнаўлення інфармацыі.

Часам вынік канверсіі далёкі ад чаканага. Пра тое, як можна змяніць гэты вынік, пойдзе гаворка ў наступным раздзеле артыкула.

Праблемы пры канверсіі і іх рашэнні

За ўвесь час існавання фармату CSV ніхто не папрацаваў яго афіцыйна задакументаваць. Такім чынам, хоць і мяркуецца, што для падзелу значэнняў трэба выкарыстоўваць коскі, насамрэч у розных базах дадзеных выкарыстоўваюцца розныя падзельнікі - кропка з коскай, табуляцыя і іншыя.

Тэкставыя раздзяляльнікі таксама могуць адрознівацца - часцей за ўсё гэта двукоссе або знак парадку байтаў. Раздзяляльнікаў можа не быць зусім – тады сімвал, які выкарыстоўваецца ў якасці раздзяляльніка, заўсёды ўспрымаецца такім (тады гэта звычайна не коска – яна занадта часта выкарыстоўваецца ў тэксце – а іншы, менш распаўсюджаны знак).

Нестандартныя файлы могуць адкрывацца некарэктна - каб яны адлюстроўваліся належным чынам, трэба змяніць налады кампутара або праграмы для адкрыцця. Давайце паглядзім, якія ёсць цяжкасці і якія для іх існуюць рашэнні.

Файл не адкрываецца карэктна

Доказы. Увесь змест дакумента змяшчаецца ў першай калонцы.

Выклікаць. У дакуменце ў якасці раздзяляльніка выкарыстоўваецца сімвал, які не пазначаны як такі ў наладах кампутара або зарэзерваваны для іншай функцыі. Напрыклад, коска можа быць зарэзервавана для падзелу дзесятковых частак ліку, і таму не можа падзяляць значэнні ў файле.

рашэнні. Існуюць розныя спосабы вырашэння гэтай праблемы:

1. Зменіце раздзяляльны знак у самім дакуменце. Адкрыйце яго ў нататніку або аналагічным рэдактары і ў пачатковай радку (пустая, усе дадзеныя павінны быць у радках ніжэй) увядзіце наступны тэкст:

• каб змяніць падзельнік на коску: верасня
• каб змяніць на кропку з коскі: вер=;

Яшчэ адзін персанаж, напісаны пасля верасень = у пачатковым радку таксама стане раздзяляльнікам.

2. Сімвал-падзельнік, які выкарыстоўваецца ў файле, таксама можна задаць у самім Excel. У версіях 2016, 2013 або 2010 для гэтага трэба адкрыць укладку Дата і выберыце "Тэкст па слупках» у групе"Праца з дадзенымі».

Гэта адкрые акно "Майстры размеркавання тэксту па слупках”. Там з прапанаваных фарматаў дадзеных трэба выбраць тыя, якія маюць падзельнікі. Затым трэба націснуць наступны і пасля выбару падзельніка, Заканчэнне.

3. Каб аўтаматычна адкрыць дакумент з дапамогай Майстар імпарту, а не толькі ў аркушы Excel, пашырэнне можна змяніць з .csv на .txt. AT Майстры у якасці падзельніка можна пазначыць любы сімвал - як гэта зрабіць, тлумачылася ў артыкуле раней.
4. Выкарыстоўвайце VBA. Вы можаце выкарыстоўваць, напрыклад, – падыходзіць для Excel 2000 або 2003. Код можна змяніць так, каб ён падыходзіў для іншых версій.

Прадстаўленыя вышэй рашэнні прызначаны для асобных дакументаў, налады якіх адрозніваюцца ад звычайных. Гэтыя паслядоўнасці дзеянняў трэба будзе прымяніць для кожнага файла, які адкрываецца няправільна. Калі большасць дакументаў не адчыняецца належным чынам, магчыма, лепшым рашэннем будзе змяніць налады камп'ютара - гэта абмяркоўваецца ў пятым рашэнні.

5. Зменіце падзельнік і дзесятковую кропку ў наладах кампутара

В пульт кіравання, выклікаецца кнопкай дома, абярыце "Дадатковыя магчымасці" са спісу"Рэгіянальныя стандарты». Пасля націску з'явіцца акноНалада фармату» – у ім вы можаце выбраць «Раздзяляльнік спісаў” і раздзяляльнік цэлай і дробавай частак ліку. Калі файлы патрабуюць коскі ў якасці падзельніка, спачатку ўсталюйце кропку ў якасці дзесятковай коскі. Можа апынуцца наадварот - у якасці раздзяляльніка патрэбна кропка з коскай. Тады для дробаў вы можаце пакінуць любы знак, гэта не выкліча канфлікту.

Калі ўсе налады выкананы, націсніце OK на абодва з двух адкрытых вокнаў – яны зачыняцца і змены захаваюцца. Майце на ўвазе, што цяпер яны працуюць для ўсіх праграм на кампутары.

Выдаліце ​​​​пачатковыя нулі

Падпісваць. Частка значэнняў у зыходным дакуменце - гэта лічбы, якія пачынаюцца з нулёў, не падзеленыя знакам дробу (напрыклад, шыфры і коды з фіксаванай колькасцю лічбаў, лагіны і паролі, паказанні лічыльнікаў і прыбораў). У Excel нулі ў пачатку такіх лічбаў знікаюць. Калі вы адрэдагуеце файл, а потым захаваеце яго як кнігу Excel, у гэтай кнізе больш немагчыма будзе знайсці, дзе былі гэтыя лічбы з нулямі.

Выклікаць. Excel мае асобныя фарматы для тэксту і лічбаў. У тэкставых файлах такога падзелу няма, і таму ўсім значэнням Excel прысвойвае агульны фармат. Гэта азначае, што тэкст адлюстроўваецца як тэкст, а лічбы без літар - як лікі, якія не могуць пачынацца з нуля.

Рашэнне. Зменіце пашырэнне на .txt, каб уключыць майстар імпарту пры адкрыцці дакумента. Калі вы дойдзеце да кроку 3, зменіце фармат слупкоў з лічбамі, якія пачынаюцца з нуля, на тэкст.

Некаторыя значэнні выглядаюць як даты

Падпісваць. Даты адлюстроўваюць значэнні, якія першапачаткова ўяўляюць сабой звычайны тэкст або лічбы.

Выклікаць. Агульны фармат прадугледжвае ператварэнне значэнняў у даты, якія нагадваюць даты для Excel. Калі дакумент CSV змяшчае адно значэнне, напрыклад may12, то ў аркушы Excel ён будзе адлюстроўвацца ў выглядзе даты.

Рашэнне. Аналагічна таму ў папярэднім выпадку. Зменіце пашырэнне на .txt, у Майстры змяніць фармат значэнняў, ператвораных у даты ў тэкст.

Калі, наадварот, вы хочаце адлюстраваць змесціва пэўнага слупка ў выглядзе дат, задайце для яго фармат дата. Існуе некалькі тыпаў фармату даты, таму выберыце са спісу той, які вам патрэбны.

Як імпартаваць некалькі файлаў CSV у Excel

Excel можа адкрываць некалькі файлаў CSV адначасова.

1. прэс Файл> Адкрыць і абярыце Тэкставыя файлы з выпадальнага спісу ніжэй.
2. Каб выбраць некалькі файлаў побач, спачатку выберыце першы, затым пстрыкніце Зрух і націсніце на апошні. У дадатак да выбраных файлаў будуць выбраны ўсе файлы паміж імі.
3. націсніце адкрыты.

Недахопам гэтага метаду з'яўляецца тое, што кожны выбраны файл будзе адкрывацца асобна ў Excel. Пераход ад аднаго дакумента да іншага можа павялічыць выдаткі часу. Аднак тады можна скапіяваць змесціва ўсіх з іх на аркушы адной працоўнай кнігі.

Тлумачэнне было доўгім, аднак цяпер вы без асаблівых цяжкасцяў зможаце адкрыць любы файл CSV у Excel. Калі нешта здаецца незразумелым на першы погляд, проста выканайце пазначаныя дзеянні, і ўсё стане ясна.