змест
У працэсе працы над дакументам Excel часта ўзнікае неабходнасць падключэння да яго адразу некалькіх чалавек. І вельмі часта іх колькасць можа вылічацца некалькімі дзясяткамі. Такім чынам, пытанне супрацоўніцтва не абмяжоўваецца толькі злучэннем людзей, бо яны часта могуць уносіць супярэчлівыя змены, якія трэба навучыцца хутка і эфектыўна рэдагаваць.
Хто можа гэта зрабіць? Чалавек, які мае статус галоўнага карыстальніка. Адным словам, што трэба зрабіць, каб сумесная праца з дакументам стала не толькі магчымай, але і эфектыўнай?
Праца з агульным файлам у Excel мае свае асаблівасці. Такім чынам, некаторыя дзеянні недаступныя карыстальнікам:
- Стварэнне табліц.
- Кіраванне сцэнарыямі, уключаючы іх прагляд.
- Выдаленне лістоў.
- Карыстальнікі не маюць магчымасці аб'яднаць некалькі вочак або, наадварот, падзяліць раней аб'яднаныя.
- Любыя аперацыі з дадзенымі XML.
Як можна абысці гэтыя абмежаванні? Вам проста трэба выдаліць агульны доступ, а потым вярнуць яго, калі ўзнікне неабходнасць.
Вось яшчэ адна электронная табліца з некаторымі задачамі, якія могуць быць немагчымымі, калі вы працуеце з некалькімі людзьмі над адной табліцай.
Спачатку трэба зразумець, які файл трэба зрабіць даступным для рэдагавання адразу некалькім людзям. Гэта можа быць як новы файл, так і існуючы.
налады
Усё, што вам трэба зрабіць, каб абагуліць файл у Excel, знаходзіцца ў раздзеле "Абмен кнігай", які можна знайсці, перайшоўшы на ўкладку "Агляд".
Адкрыецца акно з дзвюма ўкладкамі. Нас цікавіць першы, які адкрываецца аўтаматычна. Нам неабходна паставіць галачку насупраць пункта, пазначанага на скрыншоце чырвоным прамавугольнікам. З яго дапамогай мы дазваляем некалькім карыстальнікам кіраваць дакументам.
Пасля таго, як мы адкрылі доступ для рэдагавання, нам неабходна яго наладзіць. Для гэтага адкрыйце другую ўкладку.
Пасля ўводу параметраў пацвярджаем свае дзеянні. Для гэтага пстрыкніце левай кнопкай мышы на кнопцы «ОК». Абагульванне можа быць адкрыта для любой кнігі, як новай, так і існуючай. У першым выпадку вам трэба будзе прыдумаць ёй імя.
Пасля гэтага вам неабходна захаваць файл на вашым кампутары.
Важна! Фармат павінен быць такім, каб кожны карыстальнік мог адкрыць файл са сваёй версіяй электронных табліц.
Вы павінны захаваць файл у сеткавы агульны доступ або папку, да якой маюць доступ удзельнікі, якія жадаюць выкарыстоўваць файл. Пасля таго, як каталог выбраны, нам проста трэба націснуць кнопку «Захаваць».
Аднак не дазваляецца выкарыстоўваць вэб-сервер для захавання агульнага файла.
Пасля выканання ўсіх апісаных вышэй аперацый неабходна праверыць, ці магчыма падключэнне іншых людзей. Для гэтага адкрыйце ўкладку «Дадзеныя» і прама пад ёй знайдзіце пункт «Падключэння». Калі вы націснеце на яго, вы зможаце змяніць спасылкі або спасылкі. Калі адпаведнай кнопкі няма, значыць, звязаных файлаў няма.
Далей адкрываецца ўкладка «Статус», з дапамогай якой можна праверыць злучэння. Аб тым, што ўсё добра, можна даведацца па наяўнасці кнопкі «ОК».
Excel таксама дазваляе адкрыць агульную кнігу. Для гэтага вам трэба націснуць на кнопку Office. Калі з'явіцца ўсплывальная панэль, нам неабходна выбраць пункт «Адкрыць» і выбраць кнігу, якая будзе выкарыстоўвацца для абмену. Пасля гэтага зноў націсніце на кнопку Office і адкрыйце акно «Параметры Excel», якое знаходзіцца ўнізе.
У левай частцы якое з'явілася акна вы зможаце выбраць катэгорыю налад, але нас цікавіць самая першая, якая змяшчае найбольш агульныя параметры.
Далей перайдзіце ў пункт «Асабістыя налады», дзе неабходна ўказаць дадзеныя, якія дазваляюць фільтраваць карыстальнікаў - імя карыстальніка, нік.
Пасля выканання гэтых аперацый становіцца магчымым рэдагаванне інфармацыі ў дакуменце або даданне некаторых даных. Не забудзьцеся захаваць змены пасля іх унясення.
Часам гэта можа выклікаць праблемы пры захаванні. Напрыклад, абагульванне даступна толькі пры першым адкрыцці, а пры паўторнай спробе адкрыць дакумент праграма выдае памылку. Гэта можа адбыцца па наступных прычынах:
- Калі некалькі ўдзельнікаў ўводзяць дадзеныя адразу ў адну ячэйку. Ці любая іншая частка.
- Стварэнне журнала змяненняў, які прымушае працоўную кнігу павялічвацца ў памеры. Гэта прыводзіць да праблем.
- Карыстальнік быў выдалены з абагульвання. У гэтым выпадку захаванне змяненняў не атрымаецца толькі на яго кампутары.
- Сеткавы рэсурс перагружаны.
Каб выправіць праблему, неабходна выканаць наступныя дзеянні:
- Выдаліце журнал змяненняў або выдаліце з яго лішнюю інфармацыю.
- Выдаліце лішнюю інфармацыю ў самім дакуменце.
- Перазапусціць абагульванне.
- Адкрыйце дакумент Excel ў іншым офісным рэдактары, а затым захавайце яго зноў у фармаце xls.
Праўда, у апошніх версіях гэтая памылка сустракаецца не так часта, як у старых.
Як праглядзець актыўнасць члена
У ходзе сумеснай працы трэба пастаянна сачыць, каб хто-небудзь з удзельнікаў чагосьці не сапсаваў. Таму трэба навучыцца разумець, якія дзеянні здзейсніў адзін з іх. Для гэтага неабходна выканаць наступныя дзеянні.
- Перайдзіце на ўкладку «Прагляд» і знайдзіце там пункт «Выпраўленні». У меню выберыце пункт «Вылучыце выпраўленні».
6 - Далей з'явіцца акно, у якім можна даведацца, якія змены ўнеслі карыстальнікі. Гэты спіс ствараецца аўтаматычна. Вы можаце пераканацца, што гэта сапраўды так, паглядзеўшы сцяжок побач з адпаведным пунктам у гэтым дыялогавым акне.
7 У гэтым выпадку ў спісе ў левым верхнім куце будуць адлюстроўвацца толькі тыя змены, якія былі ўнесены з моманту апошняга захавання. Гэта зроблена для зручнасці, вы заўсёды можаце ўбачыць ранейшыя праўкі ў журнале.
- Кожнаму ўдзельніку прысвойваецца пэўны колер, па якім можна зразумець, хто ўнёс змены. Пазнакі знаходзяцца ў левым верхнім куце. Таксама можна наладзіць адсочванне змяненняў па часе, канкрэтнаму карыстальніку або ў пэўным дыяпазоне, а таксама адключыць іх адлюстраванне.
8 - Пры навядзенні курсора на вочка, якая мае такую адзнаку, з'яўляецца невялікі блок, па якім можна зразумець, хто ўнёс змены.
9 - Каб унесці карэктывы ў правілы адлюстравання выпраўленняў, неабходна вярнуцца ў акно налад, а затым знайсці поле «Па часе», дзе можна задаць кропку адліку прагляду змяненняў. Гэта значыць час, з якога будуць адлюстроўвацца выпраўленні. Вы можаце ўсталяваць перыяд з моманту апошняга захавання, наладзіць адлюстраванне ўсіх змяненняў за ўвесь час, толькі не прагляданых, або пазначыць дату, з якой яны будуць адлюстроўвацца.
10 - Вы таксама можаце кіраваць адлюстраваннем выпраўленняў, зробленых толькі пэўным удзельнікам.
11 - З дапамогай адпаведнага поля вы можаце задаць дыяпазон аркуша, у якім будуць запісвацца дзеянні каманды.
Вы таксама можаце зрабіць іншыя змены, усталяваўшы адпаведныя сцяжкі ў патрэбных месцах.
Спіс змяненняў не ляжыць мёртвым грузам. Галоўны карыстальнік можа праглядаць праўкі іншых удзельнікаў, пацвярджаючы або адхіляючы іх. Як гэта зрабіць?
- Перайдзіце на ўкладку «Агляд». Ёсць меню «Выпраўленні», дзе карыстальнік можа кіраваць выпраўленнямі. Ва ўсплывальнай панэлі трэба выбраць опцыю «Прыняць / адхіліць выпраўленні», пасля чаго адлюструецца акно, у якім адлюстроўваюцца выпраўленні.
13 14 - Адбор правак можа ажыццяўляцца па тых жа крытэрах, што і раней: па часе, па канкрэтнаму карыстальніку або ў пэўным дыяпазоне. Пасля ўстаноўкі неабходных параметраў націсніце кнопку OK.
- Далей будуць адлюстраваны ўсе карэкціроўкі, якія адпавядаюць умовам, зададзеным на папярэднім этапе. Вы можаце пагадзіцца з пэўнай праўкай або адхіліць яе, націснуўшы на адпаведную кнопку ўнізе акна. Таксама можна пакетна прыняць або адхіліць карэкціроўкі.
15
Цяпер неабходныя карэкціроўкі пакінуты, а лішнія прыбраныя.
Як выдаліць карыстальніка з файла excel
Час ад часу ўзнікае неабходнасць адхіляць карыстальнікаў ад суаўтарства. Прычын можа быць велізарная колькасць: паставілі іншае заданне, удзельнік пачаў рабіць праўкі з іншага кампутара і гэтак далей. Рэалізаваць гэтую задачу ў Excel зусім не складана.
Спачатку адкрыйце ўкладку «Агляд». Ёсць група «Змены», дзе ёсць опцыя «Доступ да кнігі».
Пасля гэтага на экране з'явіцца тое ж акно, якое мы бачылі раней. Спіс усіх людзей, якія могуць уносіць змены ў табліцу, можна знайсці на ўкладцы «Праўка». Каб выдаліць непатрэбнага нам у дадзены момант карыстальніка, трэба знайсці яго ў гэтым спісе, вылучыць левай кнопкай мышы і націснуць на кнопку «Выдаліць», якая знаходзіцца ніжэй.
Далей Excel папярэдзіць карыстальніка аб тым, што зробленыя гэтым удзельнікам выпраўленні могуць не захавацца, калі ён у дадзены момант уносіць змены ў працоўную кнігу. Калі вы згодныя, націсніце «ОК», і карыстальнік больш не будзе абагулены.
Лепшы спосаб абмежаваць выкарыстанне агульнай кнігі - выдаліць карыстальніка. Калі гэта не падыходзіць, вы можаце ўсталяваць права прагляду або рэдагавання кнігі канкрэтным удзельнікам.
З улікам сказанага, важна памятаць, што некаторыя абмежаванні ўбудаваны ў агульны доступ па змаўчанні. Яны былі апісаны вышэй. Давайце запомнім іх, бо паўтарэнне - маці навучання.
- Забаронена ствараць разумныя табліцы, якія аўтаматычна абнаўляюць даныя і маюць шмат іншых функцый.
- Вы не можаце кіраваць сцэнарыямі.
- Ёсць убудаванае абмежаванне на выдаленне лістоў, злучэнне або раз'яднанне вочак.
- Выкананне ўсіх аперацый з дадзенымі XML. Прасцей кажучы, ёсць абмежаванні на структураванне вялікай колькасці дадзеных, у тым ліку на рэдагаванне іх масіваў. XML - адзін з самых незразумелых тыпаў файлаў для пачаткоўцаў, але на самой справе ён вельмі просты. З дапамогай файла гэтага тыпу вы можаце перадаваць даныя, уносячы пакетныя змены ў дакумент.
Прасцей кажучы, суаўтарства дазваляе выконваць стандартныя аперацыі над дакументам, але больш прафесійныя магчымасці даступныя толькі для аднаго чалавека. Гэта адбываецца таму, што тыя ж самыя макрасы або пакетныя змены XML некалькі складаней адкаціць.
Адключэнне сумеснага выкарыстання і яго паўторнае ўключэнне - яшчэ адзін спосаб абмежаваць магчымасці карыстальнікаў Excel. Вы можаце самастойна ўнесці неабходныя змены, тым самым часова пазбавіўшы іншых людзей магчымасці нешта рэдагаваць.
Каб зрабіць гэта, вы павінны выканаць наступныя дзеянні.
- Адкрыйце ўкладку «Рэцэнзія», перайдзіце ў пункт «Выпраўленні» і ва ўсплываючым меню абярыце пункт «Вылучыць змены».
- Пасля гэтага з'явіцца акно, у якім трэба зняць галачкі насупраць пунктаў «Карыстальнік» і «У дыяпазоне».
- Пасля гэтага з'яўляецца часопіс змяненняў, які неабходны для рэзервовага капіявання дадзеных.
Пасля гэтага вы можаце адключыць агульны доступ. Для гэтага на той жа ўкладцы стужкі абярыце пункт «Доступ да кнігі» і зніміце галачку «Дазволіць некалькім карыстальнікам змяняць файл».
Вось і ўсё, цяпер абагульванне адключана.
Такім чынам, наладзіць суаўтарства ў Excel даволі проста. Вядома, ёсць некаторыя абмежаванні, якія не дазваляюць выкарыстоўваць дакумент у поўнай меры. Але вырашаюцца яны даволі проста, дастаткова на час адключыць шарынг, а потым уключыць яго, калі неабходныя змены будуць унесены.