Аператар IF у Excel. Усё пра аператар - прымяненне, прыклады

Набор функцый у праграме Excel, вядома ж, сапраўды велізарны. У прыватнасці, можна запраграмаваць апрацоўку дадзеных у пэўным аб'ёме. Адказвае за гэта, у тым ліку, функцыя IF. Гэта дазваляе рэалізаваць практычна любую задачу. Таму гэты аператар выкарыстоўваецца нашмат часцей за іншых. Сёння мы паспрабуем растлумачыць, што ён робіць і як ім можна карыстацца.

Функцыя IF – вызначэнне і вобласць прымянення

Выкарыстанне функцыі IF карыстальнік можа даручыць праграме праверыць, ці адпавядае канкрэтная ячэйка зададзенаму крытэру. Калі ў нас ёсць умова, пры якім трэба толькі выканаць заданне, то Excel спачатку правярае, пасля чаго выводзіць вынік разліку ў вочку, у якой прапісаная гэтая функцыя. Але гэта толькі ў тым выпадку, калі гэтая функцыя выкарыстоўваецца ў спалучэнні з іншай функцыяй. Сам аператар IF дае два вынікі:

1. ПРАЎДА. Гэта калі выраз або ячэйка адпавядае пэўнаму крытэрыю.
2. ХЛУСНЯ. Гэты аператар паказваецца, калі супадзення няма.

Сінтаксіс формулы наступны (ва ўніверсальным выглядзе): =КАЛІ(умова; [значэнне, калі ўмова выканана]; [значэнне, калі ўмова не выканана]). Функцыю можна сумяшчаць з іншымі. У гэтым выпадку іншыя аператары павінны быць прапісаны ў адпаведных аргументах. Напрыклад, вы можаце зрабіць так, каб ён правяраў, ці з'яўляецца лік станоўчым, і калі так, знаходзіў сярэдняе арыфметычнае. Вядома, ёсць адна функцыя, якая робіць тое ж самае, але гэты прыклад даволі ясна дэманструе, як функцыя працуе. IF. Што тычыцца прыкладанняў, у якіх можна выкарыстоўваць функцыю IF, то іх велізарная колькасць:

1. Кліматалогія.
2. Продажы і бізнес.
3. Маркетынг.
4. Бухгалтарскі ўлік.

І гэтак далей. Якую тэрыторыю вы ні назавеце, у гэтай функцыі знойдзецца прымяненне.

Як выкарыстоўваць функцыю КАЛІ ў Excel – прыклады

Давайце возьмем іншы прыклад таго, як мы можам выкарыстоўваць функцыю IF у Excel. Дапусцім, у нас ёсць табліца з назвамі красовак. Дапусцім, адбываецца буйны распродаж жаночага абутку, які прадугледжвае зніжку 25 працэнтаў на ўсе тавары. Для правядзення гэтай праверкі ёсць спецыяльная графа, у якой паказваецца падлогу, для якой прызначаныя красоўкі.

Адпаведна, умовай гэтага задання будзе роўнасць полу з жаночым. Калі ў выніку праверкі будзе ўстаноўлена, што гэты крытэрый адпавядае рэчаіснасці, то ў месцы, дзе адлюстроўваецца гэтая формула, трэба напісаць памер скідкі – 25%. Калі яно несапраўднае, пакажыце значэнне 0, бо зніжка ў гэтым выпадку не прадастаўляецца.

Вядома, вы можаце запоўніць неабходныя вочкі ўручную. Але гэта можа заняць велізарную колькасць часу. Акрамя таго, ніхто таксама не адмяняў чалавечы фактар, з-за якога могуць узнікаць памылкі друку і скажэнні інфармацыі. Кампутар не робіць памылак. Таму, калі аб'ём інфармацыі занадта вялікі, то лепш скарыстацца функцыяй IF.

Для дасягнення мэты, пастаўленай на першым этапе, неабходна выбраць вочка, дзе будзе адлюстроўвацца выніковае значэнне, і запісаць наступную формулу: =КАЛІ(B2=”жаночы”,25%,0). Давайце расшыфруем гэтую функцыю:

1. IF - непасрэдна аператар.
2. B2 = "жаночы" - гэта крытэрый, якому трэба адпавядаць.
3. Затым ідзе значэнне, якое будзе адлюстроўвацца, калі красоўкі створаны для жанчын, і значэнне, якое паказваецца, калі выяўляецца, што красоўкі мужчынскія, дзіцячыя або любыя іншыя, якія не адпавядаюць умовам, указаным у першым аргументе.

Дзе лепш за ўсё напісаць гэтую формулу? Увогуле, месца можна выбіраць любое, але ў нашым выпадку гэта вочкі пад загалоўкам графы «Зніжка».

Важна не забыцца паставіць знак = перад формулай. У адваротным выпадку Excel прачытае яго як звычайны тэкст.

Пасля ўводу формулы неабходна націснуць клавішу ўводу, пасля чаго табліца аўтаматычна запоўніцца правільным значэннем. У табліцы ніжэй мы бачым, што першая праверка аказалася правільнай. Праграма аўтаматычна вызначыла пол гэтых красовак і прызначыла на іх зніжку ў чвэрць кошту. Вынік дасягнуты.

Цяпер засталося запоўніць астатнія радкі. Для гэтага не трэба капіяваць формулу ў кожную ячэйку асобна. Дастаткова знайсці квадрат у правым ніжнім куце, навесці на яго курсор мышы, пераканацца, што ён ператварыўся ў крыжык і перацягнуць маркер у самую ніжнюю радок табліцы. Тады Excel зробіць усё за вас.

Выкарыстанне функцыі IF з некалькімі ўмовамі

Раней быў разгледжаны найпросты выпадак выкарыстання функцыі IF, у якім ёсць толькі адзін лагічны выраз. Але што, калі вам трэба праверыць клетку на некалькі ўмоў? Гэта таксама можна зрабіць з дапамогай убудаванага функцыяналу Excel.

Адным з частных выпадкаў праверкі некалькіх умоў з'яўляецца праверка на адпаведнасць першай і, калі яна аказваецца памылковым, праверка на выкананне другой, трэцяй і г.д. Ці, калі значэнне дакладна, праверце іншы крытэр. Тут, як пажадае карыстальнік, логіка дзеянняў будзе прыкладна аднолькавай. Калі вы ўдумліва прачыталі напісанае вышэй, то, магчыма, ужо здагадаліся, як гэта зрабіць. Але давайце дадамо большай бачнасці.

Для гэтага ўскладнім задачу. Нам цяпер трэба прызначыць зніжку выключна на жаночыя красоўкі, але ў залежнасці ад віду спорту, для якога яны прызначаны, памер зніжкі павінен быць розным. Формула на першы погляд будзе некалькі складаней, але ў цэлым яна будзе ўкладвацца ў тую ж логіку, што і папярэдняя: =ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%)).

Далей выконваем тыя ж дзеянні, што і ў папярэднім выпадку: ціснем Enter і запаўняем усе наступныя радкі. Атрымліваем такі вынік.

Як дзейнічае гэтая формула? Першая функцыя спачатку IF правярае, ці мужчынскі абутак. Калі няма, то выконваецца другая функцыя. IF, які спачатку правярае, ці прызначаны абутак для бегу. Калі так, то прызначаецца зніжка 20%. У адваротным выпадку зніжка 10%. Як вы можаце бачыць, іншыя функцыі могуць быць выкарыстаны ў якасці аргументаў функцыі, і гэта дае дадатковыя магчымасці.

Як з дапамогай функцыі IF адначасова выканаць 2 умовы

Акрамя таго, з дапамогай Excel можна праверыць выкананне адразу двух умоў. Для гэтага выкарыстоўваецца іншая функцыя, якая называецца И. Гэты лагічны аператар аб'ядноўвае дзве ўмовы і робіць гэта не толькі ў функцыі IF. Ён таксама можа выкарыстоўвацца ў многіх іншых функцыях.

Вернемся да нашага стала. Цяпер зніжка павінна быць большай, але распаўсюджвацца толькі на жаночыя красоўкі. Калі пасля праверкі выявіцца, што абедзве ўмовы выкананы, то ў полі «Зніжка» будзе запісаная сума скідкі ў памеры 30%. Калі выявіцца, што хаця б адно з умоў не працуе, то зніжка на такі тавар не распаўсюджваецца. Формула ў гэтым выпадку будзе: =КАЛІ(І(B2=”жаночы”;C2=”працуе”);30%;0).

Далей усе выкананыя далей дзеянні паўтараюць два папярэдніх прыкладу. Спачатку мы націскаем клавішу ўводу, а затым перацягваем значэнне ва ўсе астатнія ячэйкі, якія знаходзяцца ў гэтай табліцы.

Сінтаксіс функцыі І, як мы бачым, складаецца з некалькіх аргументаў. Першае - першая ўмова, другое - другое і г.д. Вы можаце выкарыстоўваць больш за два аргументы і правяраць некалькі ўмоў адначасова. Але на практыцы такія сітуацыі здараюцца рэдка. Больш за тры ўмовы адначасова – амаль не бывае. Паслядоўнасць дзеянняў, якія выконвае гэтая функцыя, наступная:

1. Спачатку формула правярае першую ўмову – ці жаночыя туфлі.
2. Затым Excel аналізуе другі крытэр - ці прызначаны абутак для бегу.
3. Калі ў выніку праверкі выявіцца, што абодва крытэрыі вяртаюць значэнне TRUE,, то вынік функцыі IF аказваецца праўдай. Такім чынам, выконваецца дзеянне, запраграмаванае ў адпаведным аргументе.
4. Калі высвятляецца, што хаця б адна з праверак дае вынік ХЛУСНІЦЬ, гэта і функцыя И верне гэты вынік. Такім чынам, будзе выведзены вынік, запісаны ў трэцім аргументе функцыі IF.

Як бачыце, логіка дзеянняў вельмі простая і зразумелая на інтуітыўна зразумелым узроўні.

АБО аператар у Excel

Аператар АБО працуе падобным чынам і мае аналагічны сінтаксіс. Але тып праверкі крыху іншы. Гэтая функцыя вяртае значэнне TRUE, калі хаця б адна праверка дае вынік TRUE,. Калі ўсе праверкі даюць ілжывы вынік, то, адпаведна, функцыя OR вяртае значэнне ХЛУСНІЦЬ.

Адпаведна, калі функцыя OR  вяртае вынік TRUE, хаця б для аднаго са значэнняў, то функцыя IF запіша значэнне, зададзенае ў другім аргументе. І толькі калі значэнне не адпавядае ўсім крытэрам, вяртаецца тэкст або лік, указаны ў трэцім аргументе гэтай функцыі.

Каб прадэманстраваць гэты прынцып на практыцы, зноў прывядзем прыклад. Праблема цяпер у наступным: зніжка даецца альбо на мужчынскі абутак, альбо на тэнісныя туфлі. У гэтым выпадку зніжка складзе 35%. Калі абутак жаночая або прызначана для бегу, то зніжкі на такую ​​таварную пазіцыю не будзе.

Для дасягнення такой мэты неабходна ў вочку, якая знаходзіцца прама пад надпісам «Зніжка», прапісаць наступную формулу: =КАЛІ(АБО(B2=”жанчына”; C2=”працуе”);0;35%). Пасля таго, як мы націснем клавішу ўводу і перацягнем гэтую формулу ў астатнія вочкі, мы атрымаем наступны вынік.

Як вызначыць функцыю IF з дапамогай канструктара формул

Вядома, у пэўнай ступені пісаць формулу ад рукі нават зручней, чым выкарыстоўваць іншыя інструменты. Але калі вы пачатковец, то сітуацыя кардынальна мяняецца. Каб не заблытацца ва ўводзе аргументаў, а таксама пазначыць правільнае імя кожнай з функцый, існуе спецыяльны інструмент, які называецца Майстар ўводу функцый або Канструктар формул. Разбяром падрабязны механізм яго працы. Выкажам здагадку, перад намі пастаўлена задача ад кіраўніцтва прааналізаваць наяўны асартымент і прызначыць зніжку 25% на ўсе жаночыя красоўкі. Паслядоўнасць дзеянняў у гэтым выпадку будзе наступнай:

1. Адкрываем майстар ўводу функцый, націскаючы адпаведную кнопку на ўкладцы «Формулы» (на скрыншоце яна выдзелена чырвоным прамавугольнікам).
2. Далей адкрываецца невялікая панэль канструктара формул, у якой выбіраем патрэбную нам функцыю. Яго можна выбраць непасрэдна са спісу або шукаць праз поле пошуку. У нас ён ужо ёсць у спісе з 10 з тых, што выкарыстоўваліся нядаўна, таму мы націскаем на яго і націскаем кнопку «Уставіць функцыю».
3. Пасля гэтага перад вачыма адкрыецца акно для задання аргументаў функцыі. У ніжняй частцы гэтай панэлі вы таксама можаце ўбачыць, што робіць выбраная функцыя. Кожны з аргументаў падпісаны, таму вам не трэба запамінаць паслядоўнасць. Спачатку мы ўводзім лагічны выраз, які ўключае лік або вочка, а таксама значэнне для праверкі адпаведнасці. Далей уводзяцца значэння, калі ісціна, і значэнне, калі ілжыва.
4. Пасля завяршэння ўсіх крокаў націсніце кнопку «Завяршыць».

Цяпер мы атрымліваем вынік. З ім выконваем тыя ж дзеянні, што і ў папярэднім выпадку, а менавіта наводзім мышкай на квадрат у правым ніжнім куце і перацягваем формулу ва ўсе астатнія ячэйкі. Такім чынам, функцыя IF з'яўляецца сапраўды самым папулярным і важным аператарам сярод усіх існуючых. Ён правярае даныя на адпаведнасць пэўным крытэрам і выконвае адпаведныя дзеянні, калі праверка вяртае вынік. TRUE, or ХЛУСНІЦЬ. Гэта дазваляе значна спрасціць апрацоўку вялікіх дадзеных і не рабіць велізарная колькасць дзеянняў, даручаючы гэтую чорную працу кампутару.