змест
Многія лічаць Excel праграмай электронных табліц. Таму пытанне аб тым, як ствараць табліцы і працаваць з імі, на першы погляд можа здацца дзіўным. Але мала хто ведае, у чым галоўнае адрозненне Excel ад электронных табліц. Акрамя таго, гэты кампанент пакета Microsoft Office не заўсёды ўзаемадзейнічае з электроннымі табліцамі. Больш за тое, асноўнай задачай Excel з'яўляецца апрацоўка інфармацыі, якая можа быць прадстаўлена ў розных формах. Таксама ў таблічным выглядзе.
Ці можа ўзнікнуць сітуацыя, калі для табліцы неабходна вылучыць асобны дыяпазон і адфарматаваць яго адпаведным чынам. Увогуле, магчымасцяў выкарыстання табліц велізарная колькасць, таму спынімся на іх падрабязней.
Канцэпцыя разумных табліц
Паміж лістом Excel і разумнай табліцай усё яшчэ ёсць розніца. Першы - гэта проста вобласць, якая змяшчае пэўную колькасць вочак. Некаторыя з іх могуць быць запоўненыя пэўнай інфармацыяй, а іншыя пустыя. Але прынцыповай розніцы з тэхнічнага пункту гледжання паміж імі няма.
Але электронная табліца Excel - прынцыпова іншае паняцце. Ён не абмяжоўваецца наборам дадзеных, ён мае свае ўласцівасці, назву, пэўную структуру і велізарная колькасць пераваг.
Такім чынам, вы можаце выбраць асобную назву для табліцы Excel - «Разумная табліца» або Smart Table.
Стварыце разумны стол
Дапусцім, мы стварылі дыяпазон дадзеных з інфармацыяй аб продажах.
Гэта яшчэ не стол. Каб ператварыць у яго дыяпазон, трэба вылучыць яго і знайсці ўкладку «Устаўка», а там у аднайменным блоку кнопку «Табліца».
З'явіцца маленькае акенца. У ім вы можаце наладзіць набор вочак, якія хочаце ператварыць у табліцу. Акрамя таго, вы павінны паказаць, што першы радок змяшчае загалоўкі слупкоў. Вы таксама можаце выкарыстоўваць спалучэнне клавіш Ctrl + T, каб выклікаць тое ж дыялогавае акно.
У прынцыпе, у большасці выпадкаў нічога мяняць не трэба. Пасля пацверджання дзеяння націскам кнопкі «ОК» выбраны раней дыяпазон адразу стане табліцай.
Перш чым непасрэдна задаваць яе ўласцівасці, трэба зразумець, як бачыць табліцу сама праграма. Пасля гэтага шмат што стане зразумелым.
Разуменне структуры табліцы Excel
Усе табліцы маюць пэўную назву, якая адлюстроўваецца на спецыяльнай ўкладцы Дызайн. Ён паказваецца адразу пасля выбару любой ячэйкі. Па змаўчанні імя прымае форму «Табліца 1» або «Табліца 2» і адпаведна.
Пры неабходнасці размяшчэння некалькіх табліц у адным дакуменце рэкамендуецца даваць ім такія назвы, каб потым было зразумела, якая інфармацыя дзе змяшчаецца. У будучыні ўзаемадзейнічаць з імі стане нашмат лягчэй як вам, так і людзям, якія праглядаюць ваш дакумент.
Акрамя таго, названыя табліцы можна выкарыстоўваць у Power Query або шэрагу іншых надбудоў.
Назавем нашу табліцу «Справаздача». Імя можна ўбачыць у акне, якое называецца дыспетчар імёнаў. Каб яго адкрыць, трэба прайсці па наступным шляху: Формулы – Вызначаныя імёны – Дыспетчар імёнаў.
Таксама можна ўручную ўвесці формулу, дзе вы таксама бачыце назву табліцы.
Але самае цікавае, што Excel можа бачыць табліцу адначасова ў некалькіх раздзелах: цалкам, а таксама ў асобных слупках, загалоўках, выніках. Тады спасылкі будуць выглядаць так.
Увогуле, такія пабудовы прыведзены толькі з мэтай больш дакладнага арыентавання. Але запамінаць іх не трэба. Яны аўтаматычна адлюстроўваюцца ва ўсплывальных падказках, якія з'яўляюцца пасля выбару Табліца і таго, як будуць раскрывацца квадратныя дужкі. Каб іх уставіць, трэба спачатку ўключыць ангельскую раскладку.
Патрэбны параметр можна знайсці з дапамогай клавішы Tab. Не забудзьцеся зачыніць усе дужкі, якія ёсць у формуле. Квадраты тут не выключэнне.
Калі вы хочаце падсумаваць змесціва ўсяго слупка з продажамі, вы павінны напісаць наступную формулу:
=СУМ(D2:D8)
Пасля гэтага ён аўтаматычна ператворыцца ў =SUM(Справаздача[Продажы]). Простымі словамі, спасылка прывядзе да пэўнай калонцы. Зручна, згодны?
Такім чынам, любая дыяграма, формула, дыяпазон, з якіх будзе выкарыстоўвацца разумная табліца для атрымання даных, будуць аўтаматычна выкарыстоўваць актуальную інфармацыю.
Зараз пагаворым больш падрабязна аб тым, якія табліцы могуць мець ўласцівасці.
Табліцы Excel: Уласцівасці
Кожная створаная табліца можа мець некалькі загалоўкаў слупкоў. Затым першы радок дыяпазону служыць крыніцай даных.
Акрамя таго, калі памер табліцы занадта вялікі, пры прагортцы ўніз замест літар, якія абазначаюць адпаведныя слупкі, адлюстроўваюцца назвы слупкоў. Гэта прыйдзецца па душы карыстачу, так як не трэба будзе заладжваць ўчасткі ўручную.
Ён таксама ўключае аўтафільтр. Але калі ён вам не патрэбны, вы заўсёды можаце адключыць яго ў наладах.
Таксама ўсе значэння, якія запісаны непасрэдна пад апошняй ячэйкай слупка табліцы, прымацоўваюцца да яе самі. Таму іх можна знайсці непасрэдна ў любым аб'екце, які выкарыстоўвае ў сваёй працы дадзеныя з першага слупка табліцы.
Пры гэтым фарматуюцца новыя вочкі для афармлення табліцы, і ў іх аўтаматычна запісваюцца ўсе формулы, характэрныя для гэтага слупка. Простымі словамі, каб павялічыць памер табліцы і пашырыць яе, проста ўвядзіце правільныя дадзеныя. Усё астатняе дадасць праграма. Тое ж самае і з новымі калонкамі.
Калі формула ўводзіцца хаця б у адну ячэйку, то яна аўтаматычна распаўсюджваецца на ўвесь слупок. Гэта значыць вам не трэба ўручную запаўняць вочкі, усё будзе адбывацца аўтаматычна, як паказана на гэтым аніміраваным скрыншоце.
Усе гэтыя функцыі добрыя. Але вы можаце самастойна наладзіць стол і пашырыць яго функцыянальнасць.
Афармленне стала
Спачатку неабходна адкрыць ўкладку «Канструктар», дзе знаходзяцца параметры табліцы. Вы можаце наладзіць іх, дадаўшы або зняўшы пэўныя сцяжкі, размешчаныя ў групе «Параметры стылю табліцы».
Прадугледжаны наступныя варыянты:
- Дадаць або выдаліць радок загалоўка.
- Дадаць або выдаліць радок з агульнымі вынікамі.
- Чаргуйце радкі.
- Вылучыце тлустым шрыфтам крайнія слупкі.
- Уключае або выключае запаўненне паласатай лініяй.
- Адключыць аўтафільтр.
Вы таксама можаце ўсталяваць іншы фармат. Гэта можна зрабіць з дапамогай параметраў, размешчаных у групе «Стылі табліц». Першапачаткова фармат адрозніваецца ад прыведзенага вышэй, але ў гэтым выпадку вы заўсёды можаце наладзіць выгляд, які хочаце.
Вы таксама можаце знайсці групу «Інструменты», дзе вы можаце стварыць зводную табліцу, выдаліць копіі і пераўтварыць табліцу ў стандартны дыяпазон.
Але самае цікавае - гэта стварэнне зрэзаў.
Зрэз - гэта тып фільтра, які адлюстроўваецца ў асобным графічным элеменце. Каб уставіць яго, трэба націснуць на аднайменную кнопку «Уставіць слайсер», а затым выбраць слупкі, якія вы хочаце пакінуць.
Вось і ўсё, зараз з'явіцца панэль, у якой пералічаны ўсе унікальныя значэння, якія змяшчаюцца ў вочках гэтага слупка.
Каб адфільтраваць табліцу, неабходна выбраць катэгорыю, якая найбольш цікавая на дадзены момант.
З дапамогай слайсера можна выбраць некалькі катэгорый. Для гэтага перад пачаткам выбару неабходна націснуць клавішу Ctrl або націснуць на кнопку ў правым верхнім куце злева ад зняцця фільтра.
Для ўстаноўкі параметраў непасрэдна на стужцы можна выкарыстоўваць аднайменную ўкладку. З яго дапамогай можна рэдагаваць розныя ўласцівасці зрэзу: знешні выгляд, памер кнопкі, колькасць і гэтак далей.
Асноўныя абмежаванні разумных табліц
Нягледзячы на тое, што электронныя табліцы Excel валодаюць мноствам пераваг, з некаторымі недахопамі карыстачу ўсё ж прыйдзецца змірыцца:
- Прагляды не працуюць. Прасцей кажучы, няма магчымасці запомніць пэўныя параметры ліста.
- Вы не можаце падзяліцца кнігай з іншым чалавекам.
- Немагчыма ўставіць прамежкавыя вынікі.
- Вы не можаце выкарыстоўваць формулы масіваў.
- Няма магчымасці аб'яднаць ячэйкі. Але рабіць гэтага не рэкамендуецца.
Аднак пераваг значна больш, чым недахопаў, таму гэтыя недахопы будуць не вельмі прыкметныя.
Прыклады разумных табліц
Цяпер прыйшоў час пагаварыць аб сітуацыях, у якіх патрэбны разумныя электронныя табліцы Excel і якія дзеянні можна зрабіць, немагчымыя са стандартным дыяпазонам.
Дапусцім, у нас ёсць табліца, у якой паказаны грашовыя паступленні ад куплі футболак. У першым слупку пазначаны імёны ўдзельнікаў групы, а ў астатніх – колькі футболак было прададзена і якога памеру. Давайце выкарыстаем гэтую табліцу ў якасці прыкладу, каб убачыць, якія магчымыя дзеянні можна зрабіць, якія немагчымыя ў выпадку звычайнага дыяпазону.
Падвядзенне вынікаў з функцыянальнасцю Excel
На скрыншоце вышэй вы бачыце нашу табліцу. Давайце спачатку абагульнім усе памеры футболак паасобку. Калі вы выкарыстоўваеце дыяпазон даных для дасягнення гэтай мэты, вам прыйдзецца ўручную ўвесці ўсе формулы. Калі вы створыце табліцу, то гэтага цяжкага цяжару больш не будзе. Дастаткова толькі ўключыць адзін пункт, пасля чаго радок з вынікамі згенеруецца сама.
Далей пстрыкніце правай кнопкай мышы ў любым месцы. З'явіцца ўсплывальнае меню з пунктам «Табліца». У ім ёсць опцыя «выніковая радок», якую трэба ўключыць. Яго таксама можна дадаць праз канструктар.
Далей унізе табліцы з'яўляецца радок з вынікамі. Калі вы адкрыеце выпадальнае меню, вы ўбачыце там наступныя налады:
- Сярэдняя.
- Сума.
- Максімум.
- адхіленне зрушэння.
І многае іншае. Каб атрымаць доступ да функцый, якія не ўваходзяць у спіс вышэй, трэба націснуць на пункт «Іншыя функцыі». Тут зручна тое, што дыяпазон вызначаецца аўтаматычна. Мы выбралі функцыю SUM, таму што ў нашым выпадку нам трэба ведаць, колькі ўсяго было прададзена футболак.
Аўтаматычная ўстаўка формул
Excel - сапраўды разумная праграма. Карыстальнік можа нават не ведаць, што яна спрабуе прадбачыць яго наступныя дзеянні. У канцы табліцы мы дадалі слупок для аналізу вынікаў продажаў па кожнаму з пакупнікоў. Уставіўшы формулу ў першы радок, яна тут жа капіюецца ва ўсе астатнія ячэйкі, пасля чаго ўвесь слупок запаўняецца патрэбнымі нам значэннямі. Камфортна?
функцыя сартавання
Многія людзі выкарыстоўваюць кантэкстнае меню для выкарыстання той ці іншай функцыі. Там практычна ўсе дзеянні, якія ў большасці выпадкаў неабходна выканаць. Калі выкарыстоўваць разумныя табліцы, то функцыянал яшчэ больш пашыраецца.
Напрыклад, трэба праверыць, хто ўжо пералічыў перадаплату. Для гэтага трэба адсартаваць дадзеныя па першым слупку. Давайце аформім тэкст такім чынам, каб можна было зразумець, хто ўжо аплаціў, хто не, а хто не падаў неабходныя для гэтага дакументы. Першы будзе пазначаны зялёным колерам, другі - чырвоным, а трэці - сінім. І выкажам здагадку, што перад намі стаіць задача згрупаваць іх разам.
Акрамя таго, Excel можа зрабіць усё за вас.
Спачатку трэба націснуць на выпадальнае меню, размешчанае каля загалоўка слупка «Імя», і націснуць на пункт «Сартаваць па колеры» і выбраць чырвоны колер шрыфта.
Усё, цяпер інфармацыя аб тым, хто зрабіў плацёж, прадстаўлена наглядна.
Фільтраванне
Таксама можна наладзіць адлюстраванне і схаванне пэўнай інфармацыі табліцы. Напрыклад, калі вы хочаце адлюстраваць толькі тых людзей, якія не заплацілі, вы можаце адфільтраваць дадзеныя па гэтым колеры. Таксама магчымая фільтрацыя па іншых параметрах.
Высновы
Такім чынам, разумныя табліцы ў Excel стануць выдатнымі памочнікамі ў вырашэнні любых задач, з якімі вам толькі давядзецца сутыкнуцца.