Групоўка і разгрупоўка дадзеных у Excel. Пакрокавая інструкцыя з фота

Цяпер эпоха інфармацыі. Аб'ём дадзеных, якія людзі павінны апрацоўваць кожны дзень, расце ўсё больш і больш. Гэта датычыцца ўсіх магчымых сфер жыцця, у тым ліку і працы. Цяпер становіцца ўсё больш сфер чалавечай дзейнасці, у якіх востра патрабуецца ўменне хутка апрацоўваць вялікія аб'ёмы інфармацыі.

Адной з функцый Excel, якая дазваляе гэта зрабіць, з'яўляецца групоўка. Справа ў тым, што структураванне інфармацыі дапамагае працаваць не з усімі наяўнымі дадзенымі, а толькі з невялікімі часткамі. Калі спакаваць аднатыпную інфармацыю ў адзін блок, то лягчэй і кампутару, і самому чалавеку. Практычна няма вобласці, у якой структураванне інфармацыі не было б запатрабавана:

1. Апрацоўка дадзеных аб продажах. На склады рэгулярна паступаюць велізарныя партыі самых разнастайных тавараў рознага кошту, вагі, пастаўшчыка, найменні і гэтак далей. Структураванне дадзеных палягчае навігацыю ва ўсім гэтым масіве інфармацыі.
2. Даследаванні. Якасць адукацыі і самаадукацыі цесна звязана з тым, наколькі добра структураваная інфармацыя. Такім чынам, калі правільна згрупаваць аднатыпныя даныя побач, то лягчэй будзе выконваць не толькі практычныя заданні, звязаныя, напрыклад, са статыстыкай, але і тэарэтычныя, арганізоўваць хатнія заданні і г.д.
3. Бухгалтарская справаздача. Бухгалтарам рэгулярна даводзіцца мець справу з лічбамі, кожная з якіх звязана з іншымі лічбамі. А каб было зручней працаваць з вялікай колькасцю звязаных адзін з адным значэнняў uXNUMXbuXNUMX і інфармацыяй рознага тыпу, вельмі зручна выкарыстоўваць групоўку дадзеных.

Таксама функцыя групоўкі дадзеных дазваляе схаваць састарэлую інфармацыю. Давайце паглядзім, як гэта працуе і як вы можаце ім карыстацца.

Як задаць параметры функцыі

Каб працаваць з групаваннем дадзеных, неабходна спачатку наладзіць яго. Для гэтага перайдзіце на ўкладку «Дадзеныя» і знайдзіце там опцыю «Структура». Далей з'явіцца ўсплывальная панэль, у якой трэба знайсці кнопку ў правым ніжнім куце.

Пасля гэтага з'явіцца акно, у якім неабходна ўсталяваць адпаведныя галачкі і націснуць клавішу ОК. Гэтыя налады вызначаюць, як будуць адлюстроўвацца дадзеныя.

Важна: на практыцы многім людзям даволі нязручна паказваць вынікі пад дадзенымі. Такім чынам, вы можаце пакінуць гэта поле не адзначаным. Таксама рэкамендуецца паставіць галачку ў полі «Аўтаматычныя стылі».

Пасля выканання гэтых крокаў вы можаце неадкладна прыступіць да групавання інфармацыі.

Як згрупаваць дадзеныя па радках

Зараз давайце разбярэмся, што трэба зрабіць, каб згрупаваць шэрагі, на практыцы.

1. Стварыце новы радок вышэй або ніжэй тых, якія мы хочам згрупаваць. Усё залежыць ад таго, які спосаб адлюстравання вынікаў быў абраны на папярэднім этапе.
2. Наступным крокам з'яўляецца стварэнне загалоўка табліцы ў левай верхняй ячэйцы дададзенага радка. Гэта будзе назва групы, у якую будуць аб'яднаны вочкі, агульныя па пэўнай прыкмеце.
3. Вылучыце ўсе вочкі ў вобласці пад толькі што створанай радком або над ёй (у залежнасці ад таго, што мы рабілі на першым этапе). Пасля гэтага мы шукаем кнопку «Структура» на ўкладцы дадзеных і там знаходзім опцыю «Група». Важна націскаць не на стрэлку або назву каманды ва ўсплывальнай панэлі, а на значок.

Калі ўсё ж націснуць на стрэлку ўніз, з'явіцца дадатковае меню, у якім можна выбраць альбо функцыю групоўкі, альбо стварыць структуру. Нас на гэтым этапе ў першую чаргу цікавіць групоўка.

Пасля гэтага выбіраем асноўны прыкмета, па якім будзе ажыццяўляцца групоўка. Гэта могуць быць радкі або слупкі. Калі нічога не мяняць, то па змаўчанні выбіраецца першы пункт. Пасля таго, як мы пераканаліся, што налады ўстаноўлены так, як нам трэба, нам трэба пацвердзіць свае дзеянні, націснуўшы кнопку ОК. Так як мы групуем па радках, нам не трэба нічога мяняць, нам трэба толькі пераправерыць.

Важна: калі перад пачаткам групоўкі аб'ектаў вы вылучыце на каардынатнай панэлі не ячэйку, а цэлыя слупкі або радкі, то гэта дыялогавае акно не з'явіцца. Праграма сама разбярэ, што рабіць.

Пра тое, што лініі былі згрупаваныя, можна зразумець па знаку мінус на каардынатнай панэлі. Гэта сведчыць аб тым, што дадзеныя былі раскрыты. Цяпер мы можам схаваць іх, націснуўшы на гэты значок або націснуўшы на кнопку 1 крыху вышэй (яна паказвае ступень групоўкі).

Мы бачым, што лініі схаваныя, а знак мінус змяніўся на плюс. Каб адкрыць патрэбную радок, вы можаце націснуць на яе, і далей праграма зробіць гэта самастойна. Калі трэба разгарнуць усе радкі, то трэба націснуць на кнопку «2», якая ў дадзеным выпадку знаходзіцца зверху панэлі каардынат.

Як згрупаваць слупкі

Для групоўкі слупкоў алгарытм дзеянняў прыкладна такі ж:

1. У залежнасці ад таго, якія параметры мы выбралі ў наладах, нам трэба ўставіць новы слупок злева або справа ад вобласці, якая будзе згрупавана.
2. Запісваем назву групы ў самую верхнюю вочка які з'явіўся слупка.
3. Выбіраем усе слупкі, якія нам трэба згрупаваць (толькі пакідаем той, які мы дадалі на першым этапе), а затым націскаем на кнопку «Згрупаваць» гэтак жа, як па апісаным вышэй алгарытме.
4. Цяпер нам трэба націснуць на пункт «Калонкі» ў маленькім акне і націснуць кнопку «ОК».
5. Поспехаў.

Нататка. Гэтак жа, як пры групоўцы радкоў, калі мы выбіраем цэлыя слупкі ў гарызантальнай панэлі каардынат, мы не атрымаем маленькага дыялогавага акна.

Як зрабіць шматузроўневую групоўку

Excel - функцыянальная праграма, але яе магчымасці не заканчваюцца аднаўзроўневай групоўкай, як апісана ў прыкладах вышэй. Таксама ёсць магчымасць групоўкі клетак па некалькіх узроўнях. Гэта робіцца наступным чынам:

1. Для пачатку ствараецца асноўная група апісаным вышэй спосабам. Затым да яго будуць дададзены падгрупы.
2. Пасля гэтага пераконваемся, што асноўная група адкрыта. У ім таксама выконваем дзеянні, апісаныя вышэй. Канкрэтныя дзеянні залежаць ад таго, з радкамі або слупкамі працуе чалавек.
3. У выніку могуць стварацца групы некалькіх узроўняў.

Інструкцыі па разгрупіроўцы даных

Можа ўзнікнуць сітуацыя, калі створаная раней група або падгрупа больш не спатрэбіцца. Для гэтага ёсць асобная функцыя - «Разгрупаваць». Каб яго рэалізаваць, неабходна выканаць наступныя дзеянні:

1. Выберыце элементы, якія ўваходзяць у групу.
2. Адкрыйце ўкладку «Дадзеныя».
3. Знаходзім там групу «Структура», адкрываем яе стрэлкай унізе.
4. Там націсніце кнопку «Разгрупаваць». Вельмі важна націскаць на абразок, а не на надпіс.

Далей выбіраем, што менавіта хочам разгрупаваць. Мы выбіраем прадмет, які падыходзіць у залежнасці ад таго, што мы раней згрупавалі. Пасля завяршэння дзеяння націсніце кнопку ОК.

Увага! Калі да гэтага была зроблена шматузроўневая групоўка або створана некалькі розных груп, то іх трэба рэфармаваць асобна.

Вось такі вынік мы і атрымліваем.

Гэта агульны алгарытм разгрупоўкі вочак, але, як і ў любой справе, ёсць шмат нюансаў. Давайце разгледзім іх падрабязней.

Як разгрупаваць лісты

Час ад часу можа спатрэбіцца разгрупаваць аркушы. Для гэтага неабходна выканаць наступную паслядоўнасць дзеянняў:

1. Для пачатку знаходзім тыя лісты, якія былі згрупаваныя. Калі аркушы былі згрупаваны загадзя, яны будуць адлюстраваны адным колерам або загаловак будзе выдзелены тлустым шрыфтам.
2. Пасля гэтага трэба пстрыкнуць правай кнопкай мышы на адным з лістоў з групы, а затым у кантэкстным меню націснуць на кнопку «Разгрупаваць лісты». Цяпер яны будуць разгрупаваны, і ўсе змены будуць уносіцца ў іх незалежна ад іншых.

Іншы спосаб разгрупаваць аркушы - выкарыстоўваць клавішу Shift і затым націснуць на актыўны аркуш у групе, якую вы хочаце разгрупаваць. Гэта значыць трэба вызначыць групу, разгрупаваць якую патрабуецца, затым клікнуць па адной з укладак, а затым клікнуць па ёй, утрымліваючы клавішу Shift.

Пасля ўнясення змяненняў вы можаце згрупаваць некаторыя аркушы. Для гэтага націсніце клавішу Ctrl або Cmd (першая - для кампутараў пад кіраваннем Windows, а другая - для тэхнікі Apple) і, утрымліваючы кнопку, па чарзе пстрыкайце па лістах, якія хочаце аб'яднаць у групу. Пасля гэтага праграма зробіць усё за карыстальніка.

Як разгрупаваць згрупаваныя ўручную даныя

Перш чым разгрупаваць ячэйкі, вы павінны спачатку зразумець, як яны былі згрупаваны: уручную ці аўтаматычна. Ручной групоўкай лічыцца спосаб, апісаны вышэй. Аўтаматычная генерацыя груп - гэта калі яны ствараюцца з дапамогай пэўных функцый. Напрыклад, пасля генерацыі прамежкавых вынікаў. Аб тым, што гэтая магчымасць была выкарыстана, можна зразумець па радку «Прамежкавыя вынікі».

Калі дадзеныя былі згрупаваныя праз аднайменную функцыю Excel, то для таго, каб яе расфармаваць, трэба пераканацца, што група разгорнутая. Калі няма, то вам трэба націснуць на кнопку + на бакавой панэлі злева. Аб тым, што група разгорнутая, можна меркаваць па кнопцы – там жа. Калі мы пашыраем групу, мы пачынаем бачыць як схаваныя радкі, так і групы. Пасля гэтага з дапамогай клавіятуры або левай кнопкі мышы вылучыце ўсе ячэйкі групы, а далей – па апісаным вышэй алгарытме.

Мала хто ведае, што ёсць іншы спосаб разгрупаваць згрупаваныя ўручную вочкі - з дапамогай гарачых клавіш.

Каб зрабіць гэта, вы павінны спачатку выбраць тыя слупкі, якія былі згрупаваныя, а затым націснуць Alt + Shift + клавішы са стрэлкай улева. Калі праца праводзіцца на кампутары пад кіраваннем Mac OS, то трэба выкарыстоўваць камбінацыю клавіш Command + Shift + J.

Як разгрупаваць дадзеныя, згрупаваныя аўтаматычна

Калі ў выніку праверкі, праведзенай у папярэднім пункце, аказалася, што дадзеныя былі згрупаваны аўтаматычна, то тут усё некалькі складаней, так як стандартная функцыя ungroup ў гэтым выпадку працаваць не будзе. Дзеянні залежаць ад таго, чым менавіта ажыццяўляецца групоўка дадзеных. Калі гэта функцыя «Прамежкавыя вынікі», то паслядоўнасць дзеянняў наступная:

1. Гэтую ж ўкладку з дадзенымі адкрываем на галоўнай панэлі (або стужцы, як яе яшчэ часта называюць).
2. Пасля таго, як мы націснем на кнопку «Прамежкавыя вынікі» (гэта менавіта тое, што нам трэба зрабіць на другім этапе), у нас будзе акно. Сама кнопка знаходзіцца ў тым жа раздзеле - Структура. Пасля гэтага з'явіцца акно, у якім нам трэба націснуць на кнопку «Выдаліць усе». Яго можна знайсці ў левым ніжнім куце акна або ў іншым месцы (у залежнасці ад версіі Office і канкрэтнай праграмы электронных табліц).

Увага! Гэты метад выдаляе не толькі групу, але і прамежкавыя вынікі. Таму, калі вам трэба іх захаваць, лепш скапіяваць элементы групы на іншы ліст і выкарыстоўваць як незгрупаваныя.

Настойлівая рэкамендацыя для любых аперацый з табліцай для групоўкі або разгрупоўкі даных. Перад гэтым трэба зрабіць копію зыходнай табліцы. У гэтым выпадку вы можаце аднавіць першапачатковы выгляд дакумента, калі нешта пойдзе не па плане.

Такім чынам, Excel валодае вельмі шырокім функцыяналам для структуравання дадзеных. Вядома, ён не зможа зрабіць усё за чалавека, але дазваляе больш зручна арганізаваць працу са структураванымі дадзенымі. Астатняе давядзецца зрабіць чалавеку. Аднак гэта вельмі функцыянальны інструмент, які будзе вельмі карысны тым, каму даводзіцца працаваць з велізарнымі аб'ёмамі лікавай і тэкставай інфармацыі.