змест
Excel - адно з лепшых праграм для аналізу дадзеных. І практычна кожнаму чалавеку на тым ці іншым этапе жыцця даводзілася сутыкацца з лічбамі і тэкставымі дадзенымі і апрацоўваць іх у сціснутыя тэрміны. Калі вам усё ж неабходна гэта зрабіць, то мы апішам прыёмы, якія дапамогуць істотна палепшыць вашу жыццё. А каб было больш наглядна, мы пакажам, як іх рэалізаваць з дапамогай анімацыі.
Аналіз даных з дапамогай зводных табліц Excel
Зводныя табліцы - адзін з самых простых спосабаў аўтаматызацыі апрацоўкі інфармацыі. Гэта дазваляе назапашваць велізарны масіў дадзеных, якія абсалютна не структураваныя. Скарыстаўшыся ім, можна практычна назаўжды забыцца пра тое, што такое фільтр і ручная сартаванне. А каб іх стварыць, дастаткова націснуць пару кнопак і ўвесці некалькі простых параметраў, у залежнасці ад таго, які менавіта спосаб прадстаўлення вынікаў спатрэбіцца вам у канкрэтнай сітуацыі.
Ёсць шмат спосабаў аўтаматызацыі аналізу дадзеных у Excel. Гэта як убудаваныя інструменты, так і дапаўненні, якія можна спампаваць у інтэрнэце. Існуе таксама дадатак «Набор інструментаў аналізу», які быў распрацаваны Microsoft. Ён мае ўсе неабходныя функцыі, каб вы маглі атрымаць усе неабходныя вынікі ў адным файле Excel.
Пакет аналізу дадзеных, распрацаваны Microsoft, можа выкарыстоўвацца толькі на адным аркушы ў адну адзінку часу. Калі ён будзе апрацоўваць інфармацыю, размешчаную на некалькіх, то выніковая інфармацыя будзе адлюстроўвацца выключна на адным. У іншых дыяпазоны будуць паказаны без значэнняў, у якіх ёсць толькі фарматы. Каб прааналізаваць інфармацыю на некалькіх аркушах, вам трэба выкарыстоўваць гэты інструмент асобна. Гэта вельмі вялікі модуль, які падтрымлівае велізарную колькасць функцый, у прыватнасці, ён дазваляе выконваць наступныя віды апрацоўкі:
- Дысперсійны аналіз.
- Карэляцыйны аналіз.
- Каварыянтнасць.
- Разлік слізгальнай сярэдняй. Вельмі папулярны метад у статыстыцы і трэйдзінг.
- Атрымаць выпадковыя лічбы.
- Выканайце аперацыі выбару.
Гэта дадатак не актывавана па змаўчанні, але ўваходзіць у стандартны пакет. Каб выкарыстоўваць яго, вы павінны ўключыць яго. Для гэтага выканайце наступныя дзеянні:
- Перайдзіце ў меню «Файл» і знайдзіце там кнопку «Параметры». Пасля гэтага перайдзіце ў раздзел «Дадаткі». Калі вы ўсталявалі версію Excel 2007, то вам трэба націснуць на кнопку «Параметры Excel», якая знаходзіцца ў меню Office.
- Далей з'явіцца ўсплывальнае меню з назвай «Упраўленне». Там знаходзім пункт «Надбудовы Excel», націскаем на яго, а затым - на кнопку «Перайсці». Калі вы карыстаецеся кампутарам Apple, то проста адкрыйце ў меню ўкладку «Інструменты», а затым знайдзіце ў выпадальным спісе пункт «Надбудовы для Excel».
- У якое з'явілася пасля гэтага дыялогу неабходна паставіць галачку насупраць пункта «Пакет аналізу», а затым пацвердзіць свае дзеянні, націснуўшы кнопку «ОК».
У некаторых сітуацыях можа аказацца, што гэты дадатак не знойдзены. У гэтым выпадку яго не будзе ў спісе адонаў. Для гэтага націсніце на кнопку «Агляд». Вы таксама можаце атрымаць інфармацыю аб тым, што пакет цалкам адсутнічае на гэтым кампутары. У гэтым выпадку вам неабходна яго ўсталяваць. Для гэтага націсніце на кнопку «Так».
Перш чым вы зможаце ўключыць пакет аналізу, вы павінны спачатку актываваць VBA. Для гэтага яго трэба спампаваць гэтак жа, як і само дадатак.
Як працаваць са зводнымі табліцамі
Першапачатковая інфармацыя можа быць якой заўгодна. Гэта можа быць інфармацыя аб продажах, дастаўцы, адгрузках тавараў і гэтак далей. Нягледзячы на гэта, паслядоўнасць крокаў заўсёды будзе аднолькавай:
- Адкрыйце файл, які змяшчае табліцу.
- Вылучыце дыяпазон вочак, якія мы будзем аналізаваць з дапамогай зводнай табліцы.
- Адкрыйце ўкладку «Устаўка», і там трэба знайсці групу «Табліцы», дзе ёсць кнопка «Зводная табліца». Калі вы карыстаецеся кампутарам пад кіраваннем аперацыйнай сістэмы Mac OS, то вам неабходна адкрыць ўкладку «Дадзеныя», і гэтая кнопка будзе знаходзіцца ва ўкладцы «Аналіз».
- Гэта адкрые дыялогавае акно пад назвай «Стварыць зводную табліцу».
- Затым усталюйце адлюстраванне дадзеных у адпаведнасці з абраным дыяпазонам.
Мы адкрылі табліцу, інфармацыя ў якой ніяк не структураваная. Для гэтага можна выкарыстоўваць налады палёў зводнай табліцы ў правай частцы экрана. Дапусцім, у поле «Значэнні» адправім «Колькасць заказаў», а ў радкі табліцы - інфармацыю аб прадаўцах і дату продажу. На аснове даных, якія змяшчаюцца ў гэтай табліцы, сумы былі вызначаны аўтаматычна. Пры неабходнасці вы можаце адкрыць інфармацыю за кожны год, квартал ці месяц. Гэта дазволіць вам атрымаць падрабязную інфармацыю, якая вам патрэбна ў канкрэтны момант.
Набор даступных параметраў будзе адрознівацца ад колькасці слупкоў. Напрыклад, агульная колькасць слупкоў - 5. І нам проста трэба іх правільна размясціць і выбраць, і паказаць суму. У гэтым выпадку мы выконваем дзеянні, паказаныя ў гэтай анімацыі.
Вы можаце задаць зводную табліцу, указаўшы, напрыклад, краіну. Для гэтага ўключаем пункт «Краіна».
Вы таксама можаце праглядзець інфармацыю аб прадаўцах. Для гэтага замяняем графу «Краіна» на «Прадавец». Вынік будзе наступны.
Аналіз дадзеных з дапамогай 3D-карт
Гэты метад візуалізацыі з геаграфічнай прывязкай дазваляе шукаць шаблоны, прывязаныя да рэгіёнаў, а таксама аналізаваць гэты тып інфармацыі.
Перавага гэтага спосабу ў тым, што няма неабходнасці асобна прапісваць каардынаты. Трэба толькі правільна ўпісаць у табліцу геаграфічнае становішча.
Як працаваць з 3D картамі ў Excel
Паслядоўнасць дзеянняў, якія неабходна выканаць для працы з 3D картамі, наступная:
- Адкрыйце файл, які змяшчае цікавы дыяпазон даных. Напрыклад, табліца, дзе ёсць слупок «Краіна» або «Горад».
- Інфармацыю, якая будзе паказвацца на карце, трэба спачатку аформіць у выглядзе табліцы. Для гэтага вам неабходна знайсці адпаведны пункт на ўкладцы «Галоўная».
- Выберыце вочкі для аналізу.
- Пасля гэтага пераходзім ва ўкладку «Устаўка», і там знаходзім кнопку «3D карта».
Затым паказваецца наша карта, дзе гарады ў табліцы прадстаўлены ў выглядзе кропак. Але нам не патрэбна проста наяўнасць інфармацыі аб населеных пунктах на карце. Для нас значна важней бачыць інфармацыю, якая да іх прывязаная. Напрыклад, тыя сумы, якія можна паказаць як вышыню слупка. Пасля выканання дзеянняў, пазначаных у гэтай анімацыі, пры навядзенні курсора мышы на адпаведны слупок будуць адлюстроўвацца звязаныя з ім даныя.
Вы таксама можаце выкарыстоўваць кругавую дыяграму, якая ў некаторых выпадках значна больш інфарматыўная. Памер круга залежыць ад таго, якая агульная сума.
Бланк прагнозу ў excel
Часцяком бізнес-працэсы залежаць ад сезонных асаблівасцяў. І такія фактары неабходна ўлічваць яшчэ на этапе планавання. Для гэтага існуе спецыяльны інструмент Excel, які вам спадабаецца сваёй высокай дакладнасцю. Ён значна больш функцыянальны, чым усе апісаныя вышэй метады, якімі б выдатнымі яны ні былі. Гэтак жа і сфера яго выкарыстання вельмі шырокая - камерцыйныя, фінансавыя, маркетынгавыя і нават дзяржаўныя структуры.
Важна: каб разлічыць прагноз, трэба атрымаць інфармацыю за папярэдні час. Якасць прагназавання залежыць ад таго, наколькі доўгатэрміновыя дадзеныя. Рэкамендуецца мець дадзеныя, разбітыя на рэгулярныя інтэрвалы (напрыклад, штоквартальна або штомесяц).
Як працаваць з прагнозным лістом
Для працы з прагнозным лістом неабходна зрабіць наступнае:
- Адкрыйце файл, які змяшчае вялікую колькасць інфармацыі па паказчыках, якія нам неабходна прааналізаваць. Напрыклад, за мінулы год (праўда, чым больш, тым лепш).
- Вылучыце два радкі інфармацыі.
- Перайдзіце ў меню «Дадзеныя» і націсніце кнопку «Прагноз».
- Пасля гэтага адкрыецца дыялогавае акно, у якім можна выбраць тып візуальнага адлюстравання прагнозу: графік або гістаграма. Выберыце той, які адпавядае вашай сітуацыі.
- Усталюйце дату, калі прагноз павінен скончыцца.
У прыкладзе ніжэй мы падаем інфармацыю за тры гады – 2011-2013. У гэтым выпадку рэкамендуецца пазначаць прамежкі часу, а не канкрэтныя лічбы. Гэта значыць, лепш пісаць сакавік 2013 г., а не нейкае канкрэтнае лік, як 7 сакавіка 2013 г. Каб атрымаць прагноз на 2014 г. па гэтых дадзеных, неабходна атрымаць дадзеныя, размешчаныя ў радках з датай і паказчыкамі, якія былі ў той момант. Вылучыце гэтыя радкі.
Затым перайдзіце на ўкладку «Дадзеныя» і знайдзіце групу «Прагноз». Пасля гэтага перайдзіце ў меню «Ліст прагнозу». Пасля гэтага з'явіцца акно, у якім зноў выбіраем спосаб прадстаўлення прагнозу, а затым задаем дату, да якой прагноз павінен быць завершаны. Пасля гэтага націскаем «Стварыць», пасля чаго атрымліваем тры варыянты прагнозу (паказаны аранжавай лініяй).
Хуткі аналіз у Excel
Папярэдні спосаб сапраўды добры тым, што дазваляе рабіць рэальныя прагнозы на аснове статыстычных паказчыкаў. Але гэты метад дазваляе рэальна весці паўнавартасную бізнес-аналітыку. Вельмі крута, што гэтая функцыя створана максімальна эрганамічна, так як для дасягнення жаданага выніку трэба выканаць літаральна некалькі дзеянняў. Ніякіх разлікаў уручную, ніякіх формул. Проста выберыце дыяпазон для аналізу і пастаўце канчатковую мэту.
Прама ў вочку можна ствараць разнастайныя дыяграмы і мікрафатаграфіі.
Як працаваць
Такім чынам, каб працаваць, нам трэба адкрыць файл, які змяшчае набор даных, які трэба прааналізаваць, і выбраць адпаведны дыяпазон. Пасля таго, як мы яго абярэм, у нас аўтаматычна з'явіцца кнопка, якая дазваляе скласці зводку або выканаць шэраг іншых дзеянняў. Гэта называецца хуткі аналіз. Мы таксама можам вызначыць сумы, якія будуць аўтаматычна ўведзены ўнізе. Вы можаце больш выразна ўбачыць, як гэта працуе, у гэтай анімацыі.
Функцыя хуткага аналізу таксама дазваляе фарматаваць атрыманыя даныя рознымі спосабамі. І вы можаце вызначыць, якія значэнні знаходзяцца больш-менш непасрэдна ў ячэйках гістаграмы, якая з'явіцца пасля таго, як мы наладзім гэты інструмент.
Таксама карыстальнік можа ставіць розныя маркеры, якія паказваюць большыя і меншыя значэння адносна значэнняў у выбарцы. Такім чынам, найбольшыя значэння будуць паказаны зялёным колерам, а найменшыя - чырвоным.
Вельмі хочацца верыць, што гэтыя прыёмы дазволяць вам істотна павысіць эфектыўнасць працы з электроннымі табліцамі і дасягнуць жаданага як мага хутчэй. Як бачыце, гэтая табліца дае вельмі шырокія магчымасці нават у стандартным функцыянале. А што ўжо казаць пра дапаўненні, якіх у інтэрнэце вельмі шмат. Важна толькі адзначыць, што ўсе адоны неабходна старанна правяраць на вірусы, таму што модулі, напісаныя іншымі людзьмі, могуць утрымліваць шкоднасны код. Калі дапаўненні распрацаваны Microsoft, то ім можна смела карыстацца.
Analysis Pack ад Microsoft - гэта вельмі функцыянальнае дадатак, якое робіць карыстальніка сапраўдным прафесіяналам. Ён дазваляе вырабляць практычна любую апрацоўку колькасных дадзеных, але досыць складаны для пачаткоўца карыстальніка. На афіцыйным сайце даведкі Microsoft ёсць падрабязныя інструкцыі па выкарыстанні розных тыпаў аналізу з гэтым пакетам.