змест
Карыстальнікі Excel часта вымушаныя прадстаўляць вынікі сваёй працы ў прэзентацыях. Для гэтага вам трэба канвертаваць файл у больш зручны фармат, напрыклад PDF. Акрамя таго, трансфармацыя дакумента дазваляе абараніць дадзеныя ад непажаданых выпраўленняў пры перадачы трэцім асобам. Калі табліца змяшчае формулы, якія ўдзельнічаюць у разліках, то пераўтварэнне ў фармат PDF дазваляе абараніць дадзеныя ад выпадковых змяненняў або пашкоджанні пры пераносе дакумента на іншы кампутар. Давайце больш падрабязна разгледзім усе спосабы пераўтварэння.
Пераўтварыце файл Excel у PDF
У старых версіях Excel няма магчымасці захаваць файл у фармаце xls. Давялося шукаць спецыяльныя праграмы-канвертары або карыстацца інтэрнэт-рэсурсамі, якія маглі перавесці адзін фармат дакумента ў іншы. З Пераўзыходзіць-2010, функцыянал праграмы быў дапоўнены такой неабходнай функцыяй, якая дазваляе адразу канвертаваць файл, не выходзячы з Excel.
- Перш за ўсё, вам трэба выбраць вочкі, якія вы хочаце пераўтварыць. Перайдзіце ў меню ўкладкі «Файл». Перад захаваннем трэба пераканацца, што межы табліцы не будуць выходзіць за межы ліста PDF-дакумента.
1 - Далей пераходзім да працэсу захавання. У якое адкрылася меню «Файл», актываваўшы катэгорыю «Захаваць як ...», справа перайдзіце да опцыі «Агляд».
2 - Пасля гэтага з'явіцца акно, у якім варта вызначыцца з месцазнаходжаннем файла і яго назвай.
3 - У ніжняй частцы акна знаходзім катэгорыю «Тып файла» і, клікнуўшы па радку левай кнопкай кампутарнай мышкі, выклікаем спіс опцый, з якіх можна выбраць фармат дакумента. У нашым выпадку абярыце тып файла PDF.
4 - У радку «Тып файла» будзе некалькі дадатковых параметраў, неабходных для пераўтварэння. Стандартная аптымізацыя падыходзіць для друку і публікацыі ў інтэрнэце, а мінімальны памер дазваляе аптымізаваць дакумент для размяшчэння на старонках інтэрнэт-сайтаў. Выбраўшы прыдатны варыянт аптымізацыі, варта паставіць адзнаку насупраць яго. Каб захаваны такім чынам дакумент адкрыўся пасля канвертавання, варта паставіць галачку ў адпаведным полі.
5
Для выразнай і дэталёвай налады працэсу канвертавання спецыялісты рэкамендуюць звярнуць увагу на дадатковыя параметры, у якія можна ўнесці ўсе ўдакладняючыя моманты для лепшага адлюстравання змесціва табліц.
- У якое з'явілася акне вы можаце паказаць, якія старонкі вы хочаце пераўтварыць. Выберыце дыяпазон даных, напрыклад выбраныя аркушы, пэўны дыяпазон або ўсю кнігу Excel. Ёсць таксама дадатковыя недрукаваныя даныя файла, якія можна ўставіць у новы дакумент - тэгі структуры дакумента і яго ўласцівасці. Як правіла, ужо зададзеныя ў акне параметры адпавядаюць стандартным патрабаванням, але пры неабходнасці іх можна скарэктаваць. Каб актываваць змены, націсніце «ОК».
6 - Завяршаем працэс пераўтварэння націскам кнопкі «Захаваць».
7 - Працэс пераўтварэння можа заняць некаторы час, у залежнасці ад памеру табліц. PDF-дакумент з'явіцца ў названай тэчцы. У адпаведнасці з наладамі, адразу пасля канвертацыі дакумент адкрыецца ў рэдактары, які можа яго прачытаць.
8
Пераўтварыце табліцу Excel у PDF з дапамогай знешніх праграм
Калі карыстальнік працуе з табліцамі Excel версіі 1997-2003, затым пераўтварыць файл у фармат PDF трэба выкарыстоўваць інструменты іншых вытворцаў. Адной з самых папулярных праграм з'яўляецца FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Усталёўваем дадатак. Спампаваць установачны файл можна на афіцыйным сайце www.foxpdf.com.
- Пры запуску праграмы з'явіцца працоўнае акно, у якім трэба перайсці ў меню «Дадаць файл Excel» і выбраць патрэбны файл.
9 - Праграма дазваляе канвертаваць адразу некалькі файлаў, што з'яўляецца бясспрэчным плюсам. Вызначыўшыся з файламі, націсніце «Адкрыць».
10 - Выбраныя файлы будуць адлюстраваны ў акне праграмы. Побач з кожным файлам павінна стаяць галачка. Калі сцяжок не пазначаны, файл застанецца ў тым жа фармаце.
11 - Пасля пераўтварэння файлы будуць захаваны ў тэчцы, выбранай па змаўчанні. Каб выбраць іншы адрас, перайдзіце да параметра Output Path унізе старонкі. Пры націску на кнопку з шматкроп'ем з'явіцца меню з адрасам бягучай тэчкі. Пры неабходнасці месца захоўвання можна змяніць.
12 - Калі ўсе падрыхтоўчыя этапы выкананы, перайдзіце да пераўтварэння, націснуўшы кнопку PDF справа ад радка Output Path.
13
Прыкладанне онлайн-сэрвісу для пераўтварэння фармату Excel у PDF
Нягледзячы на прастату прыкладання FoxPDF Excel to PDF Converter, гэта праграмнае забеспячэнне з'яўляецца платным. А калі неабходнасць канвертаваць Excel ў PDF ўзнікае вельмі рэдка, то можна скарыстацца інтэрнэт-рэсурсамі, даступнымі ў інтэрнэце.
Гэтыя рэсурсы дазваляюць бясплатна канвертаваць табліцы ў PDF, але яны могуць мець абмежаванне на колькасць транзакцый у дзень. Доступ да некаторых сэрвісаў магчымы толькі пасля рэгістрацыі і ўказанні вашага сапраўднага адраса электроннай пошты, на які будзе адпраўлены ўжо пераўтвораны дакумент.
Акрамя таго, для працы з пэўнымі сайтамі неабходна пераканацца, што файл адпавядае патрабаванням. Разгледзім прынцып працы аднаго з такіх інтэрнэт-рэсурсаў на прыкладзе SmallPDF:
- Перайдзіце на сайт https://smallpdf.com/en. Выберыце катэгорыю пад назвай «Excel ў PDF».
14 - Тут неабходна з дапамогай кнопкі «Выбраць файл» пазначыць патрэбны дакумент або проста перацягнуць файл Excel у патрэбнае поле. Рэсурс дазваляе канвертаваць адразу некалькі дакументаў.
15 - Далей ідзе аўтаматычнае пераўтварэнне. Пасля яго завяршэння гатовы файл неабходна захаваць, актываваўшы кнопку «Захаваць файл».
16 - З'явіцца акно, у якім варта паказаць адрас тэчкі для размяшчэння PDF-файлаў.
заключэнне
Кожны з гэтых спосабаў пераўтварэння электронных табліц Excel у файлы PDF мае як станоўчыя, так і адмоўныя бакі. Безумоўна, захаванне дакумента непасрэдна ў праграме Excel дазваляе хутка і зручна дасягнуць пастаўленай мэты. Але, як было сказана вышэй, гэтая функцыя з'явілася толькі ў версіі 2010 года.
Выкарыстоўваць інтэрнэт-рэсурсы для канвертавання файлаў можна толькі пры наяўнасці падлучэння да Інтэрнэту, а гэта не заўсёды даступна. Таксама зручныя ў выкарыстанні спецыяльныя прыкладанні і праграмы. Пры гэтым не забывайце, што такія паслугі часам патрабуюць пакупкі. У любым выпадку, выбар таго, як пераўтварыць файл xls ў pdf, застаецца за карыстальнікам.